Täpne tööajaarvestus võimaldab maksta palka kokkuleppe kohaselt ja annab lähteandmed analüütika jaoks

Äripäeva raadio saatesarjas “Digipööre tööstuses ja kaubanduses” vestlesid personalitarkvara rollist tööajaarvestuses ning tegeliku tööaja registreerimise eelistest Persona meeskonnajuht ja tooteomanik Sirli Vaher, Persona konsultant Tiiu Kütson-Janke ja Begini müügiesindaja Roland Prii.

Milleks on vaja personalitarkvara?

Ettevõtetel on seadusest tulenevad kohustused oma töötajate üle arvestust pidada, palka maksta ja puhkust arvestada. Töötamisel kogunevad aja jooksul andmed, mille alusel saab hiljem juhtimisotsuseid teha. Kõike seda on tänapäeval mõistlik hallata automatiseeritult. Enamikus ettevõtetes on selleks kasutusel mõni tarkvaralahendus. Personalitarkvara on aga loodud spetsiaalselt nende protsesside tarbeks.

Kust läheb piir personalitarkvara, palgaarvestuse ja finantstarkvara vahel?

Need on tõesti tihedalt seotud. Palgaarvestuse ja finantstarkvara vahele on veidi lihtsam piiri tõmmata, aga personali ja palga protsessid on omavahel tihedalt läbi põimunud.

Kui töötaja tuleb tööle, sõlmitakse temaga tööleping, kehtestatakse palga suurus ja liik, määratakse puhkus. Hakkavad tekkima andmed, mis on aluseks tasu arvutamisel. Tasu on võimalik arvestada majandustarkvaras, aga ka Personas, kus on palgaarvestuse osa olemas.

Persona kasutamise eelis on efektiivsus, sest töötaja andmeid tuleb sisestada vaid üks kord, edasi toimub palgaarvestus automaatselt. Sama infot ei ole vaja uuesti sisestada või importida finantsprogrammi ning seal ajakohasena hoida.

Tööajaarvestus on osa personalitarkvarast

See on väga oluline just nende ettevõtete jaoks, kus töö toimub graafiku alusel ja mõõdetakse tunde. Näiteks tootmise, teeninduse ja kaubanduse valdkonnas peetakse väga täpset, peaaegu minutipõhist tööajaarvestust, mis peab olema seostatud konkreetse töötaja ja tema palgaga.

Personas on olemas moodul tööaja planeerimise ja arvestuse jaoks. Lisaks koormuse ja palga arvestamisele võimaldab see ka jälgida, kas üksused on vajalikus mahus tööjõuga varustaud. Näiteks kui kaupluses peab olema kaks inimest kassas, üks leti taga ja üks veel saalis, aga üks nendest on haigeks jäänud, siis on kohe selge, et seal on koht täitmata ja peab kellegi teise tööle suunama.

Begini seadmed võimaldavad erinevaid registreerimisviise

Begin pakub lahendust tööaja mõõtmiseks, et aegu ei peaks piltlikult öeldes kaustikusse kirjutama. Begini terminalis saavad inimesed oma liikumise registreerida näotuvastusega, sõrmejäljega, kiipkaardiga –  ühe terminali peal on neli alternatiivi. Neile, kelle töö on liikuv, on registreerimiseks olemas nutitelefoni rakendus, mis märgib ära ka asukoha.

Registreerimisega alustamisel võib töötajatel tekkida küsimus, kas tema liikumise jälgimine ja tööaja täpne mõõtmine riivab tema privaatsust, eriti kui mõõdetakse ka ruumide vahel liikumist ja pause.

Sellele vastamisel tasub keskenduda tööandja ja töötaja kokkuleppe sisule. Seadmed ja tarkvarad pakuvad vaid tehnilist lahendust, mis lubab kokkuleppeid võimalikult õiglaselt rakendada.

Kogemus näitab, et inimesed hakkavad seda süsteemi usaldama siis, kui sellest aru saavad. Nende jaoks muutub registreerimine palju lihtsamaks – tuleb vaid korraks terminali ette astuda. Biomeetria rakendamisel peab aga ettevõte vormistama ka ettenähtud dokumendid GDPRiga vastavuse jaoks.

Kuidas töötajad aegade registreerimisse suhtuvad?

Ka töötajad tahavad, et koormus ja palgaarvestus oleks õiglane, nii nagu kokku lepiti.

Küsimus on tööandja ja töötaja vahel tehtud kokkulepete järgimises. Tihti kirjutatakse ette, et mingi kõrvalekalle planeeritud graafikust on lubatud. Näiteks aktsepteeritakse 15 minutit hilinemist või 15 minutit varem lahkumist, kuid suurem erinevus võetakse juba tööajast maha. Sama on ka planeeritust kauem töölolekuga – peab olema selge kokkulepe, kuidas seda käsitletakse. See kõik on võimalik ette seadistada. Isegi sama ettevõtte eri osakondades võivad olla erinevad vajadused.

Täpsete andmete omamine tähendab, et vähem on vaja lisaselgitusi ja tekib vähem töövaidlusi, mis taas hoiab kokku juhtide tööaega.

Nii Persona kui Begini soov on luua läbipaistvus ja võimaldada tasu maksta ausalt mõlema poole jaoks. Pahameel võib tekkida neil, kes on harjunud oma tööajaga enda kasuks nö mängima.

Liidestus väldib dubleerimist ja lihtsustab tööd

Tööja registreerimise liidestamine personalitarkvaraga lihtsustab tervet pikka protsessi ja koos saab  kliendile pakkuda suuremat lisandväärtust ja efektiivsust selle protsessi haldamisel.

Et personaliprogrammist ei peaks töötajate andmeid registreerimislahendusse uuesti sisestama, on liidestamise abil loodud võimalus need sinna liigutada. Vastupidises suunas liiguvad terminalides registreeritud tööaegade andmed.

Persona võimaldab töögraafikus planeeritud aegu võrrelda tegelikult tööl oldud ajaga ning otsustada, mis läheb arvesse. Registreeritud aegade importimisel saab eelnevalt seadistada, kuidas tuleb neid planeerituga võrreldes arvesse võtta.

Lisaks muutub palju mugavamaks ja tõhusamaks nende inimeste töö, kes tööaegadega tegelevad, sest nad ei pea liikuma mitme programmi vahel. Lisaks korrektsele töötasu maksmisele võimaldab täpne tööaegade arvestus inimressursse paremini planeerida ja nende tegelikku kasutust ning koormust jälgida.

Enne tarkvarade liidestamist tuleb selgeks mõelda, kelle probleemi lahendatakse ja mida lõpptulemusena saavutada soovitakse. Kui saab kokku hoida juhtide kallist tööaega, siis on tavaliselt mõistlik liidestus teha sõltumata sellest, kui keeruline see tundub.

Kelle aega säästame?

Kui räägime personali, palga ja tööaegade halduse tarkvarast, siis esimene mõte on, et hoiame kokku personalitöötaja ja palgaarvestaja tööd. Neid on aga ettevõttes üsna vähe ja sääst ei tarvitse olla väga suur.

Edasi mõeldes hoiame kokku juhtide tööaega, mis on juba olulisem, sest näiteks vahetuse vanemaid on ettevõttes rohkem. Ja juhi põhiroll võiks olla midagi muud, kui tegelemine arvestustega, mida on võimalik automatiseerida.

Kolmandaks hoiame kindlasti kokku kõikide töötajate tööaega nutika iseteeninduse teel. Nii ei pea töötaja oma puhkusejäägi või -avalduse asjus tulema kellegi ukse taha.

Lisandub töötaja kogemuse aspekt suhtluses oma tööandjaga. Kui kogu muu elu on digitaalne ja igati lihtsaks tehtud, siis me oodatakse seda ka tööandjalt. See mõjutab tööga rahulolu ja pühendumust.

Ja unustada ei saa andmestikku, mille alusel teha analüüse. Kui andmed saab kiiresti kätte struktureeritud kujul, on võimalik teha paremaid juhtimisotseseid. Sellest tuleneb äri kasv, aga seda tulu-kulu suhet on juba keeruline mõõta.

Mida võimaldab iseteenindus?

Persona eesmärk on, et ka tööga seotud tegevuste rakendused oleksid sama mugavad kui takso- või toiduäpid.

Praegu on olemas iseteenindus, kus iga töötaja saab ise vaadata oma puhkusepäevade jääki, palka, töögraafikut, tööandjale esitatud laste andmeid, pangakontot, oma üksuse puhkusegraafikut ja muud. Samuti saab seal teha erinevaid avaldusi – eelkõige puhkuseavaldust, oma andmete muutmise taotlusi, aga näiteks ka töölt lahkumise avaldust.

Pikem tulevikuvisioon võiks olla, et kui töötaja iseteenindusportaalis vajutab nuppu “Arvuta palk”, siis palk tulebki tegelikult kontole. See ei peaks olema täiesti ületamatu või utoopiline.

Mida kliendid hindavad?

Ühe kliendi hinnangul andis ainuüksi tööaegade registreerimine ja Personaga liidestamine neile umbes 30 protsenti kokkuhoidu samadele tegevustele seni kulunud tööajast. Lisandus see, et võeti kasutusele kogu Persona programm ja digitaliseeriti muud personaliga seotud protsessid.

Aegade registreerimisest tekkiv andmestik on väärtuslik sisend analüüsideks. Begini kliendid on tavaliselt suured ettevõtted ja nende analüütika on ehitatud mõnda teise tarkvarasse. Beginist saadavad tööaja andmed saadavad nad mõnda teise tarkvarasse, näiteks Business Centralisse, kus neid saab analüüsida koos paljude teiste näitajatega.

On kliente, kes mõõdavad tööaega täpsemalt, kui ainult algus ja lõpp. Need on valdavalt tootmisettevõtted, kes soovivad teada, kui palju aega kulub mingi lõigu või operatsiooni tegemiseks. See annab neile infot töö planeerimiseks ja järgmiste hinnapakkumiste tegemiseks.

Kui suur peaks ettevõte olema Persona kasutamiseks?

Suurus on kindlasti üks argument, aga mitte ainus. Personal on ka kliente, kus on tööl kuus inimest. Nende puhul on määrav see, kui kaugel ettevõte digitaliseerimisega on. Kui nende vähesed inimesed teevad kõiki muid toiminguid telefonis ja äppides, siis vaevalt nad tahavad ka personali ja tööajaga seonduvat teha paberil.

Teisest küljest, kui on juba üle 100 töötaja, siis on raske ette kujutada, kuidas neid hallata ilma tarkvarata. Siis on kokkuhoid juba väga ilmne.

Kui kaua aega võtab Persona ja Begini kasutuselevõtt?

Me läheneme sellele osade kaupa ja ei oota, et kõik funktsionaalsused korraga täies mahus toimima hakkavad.

Esimese sammuna paneme paari nädalaga tööle Persona. Edasi tuleb palk ja siin sõltub palju sellest, kui keerukas on kliendi palgaarvestuse süsteem – kas on erinevaid lisatasusid, kuidas on neid vaja konteerida jne. Selle töölepanek võitab lisaks veel umbes nädala. Kogu selle perioodi sees saame juba teha ka esimesed töögraafikud.

Persona ja Begini programmide omavahel suhtlema panek võtab umbes tunni tööaega. Begini registreerimisseadmete ülespanek on samuti kiire ja lisaks tehakse kasutajatele mõnetunnine koolitus. Tuleb ka kokku leppida, mis ajal ja kui tihti soovitakse andmeid hakata üle kandma

Kuivõrd töökindel on see süsteem?

Kliendiga lepingut sõlmides annab Persona lubaduse, kui kaua võib süsteem maas olla ja milline on turvaklass. Seni ei ole tekkinud olukorda, et programm oleks tunde rivist väljas.

Dubleerivaid süsteeme näeme vaid uute klientide palgaarvestuse esimeste kuude jooksul, kui raamatupidajad soovid soovivad kindlad olla, et Personas saadud tulemus kattub eelmise tarkvara arvutustega. Hiljem selleks vajadust ei ole.

Mõnikord on juhtunud, et Beginist ei ole andmed Personasse üle tulnud ja seda on lihtne parandada ühe nupuvajutusega, sidudes programmid uuesti. Lisaks on teisi variante andmete saatmiseks, nii et kaduma ei lähe miski.

Mida kliendid Persona juures hindavad?

Persona hiljutise kliendiuuringu järgi on soovitusindeks pluss 32, mis on päris hea. Peamiselt tulevadki  uued kliendid soovituste põhjal, sest valdkonna inimesed suhtlevad omavahel palju.

Peamised positiivsed argumendid on programmi lihtsus ja loogilisus. Väga hinnatud on klienditugi, kust saab abi eesti keeles – ei pea suhtlema roboti või välismaise kõnekeskusega. Samuti toimuvad pidevad arendused – igal nädalal läheb live´i mitmeid uuendusi.

Tööajaarvestuse poolelt on klientide positiivne tagasiside olnud, et tänu liidestusele ja tööaegade täpsele registreerimisele saab tasu maksta tegelikult töötatud tundide eest, mitte planeeritud aja eest ning sellest tuleb ettevõttele rahaline võit.

Selle loo aluseks olnud Äripäeva raadio saadet sarjas “Digipööre kaubanduses ja tööstuses” saad järele kuulata Äripäeva Raadio veebikanalil.

Kui personaliprotsesside tõhustamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust!