MAJANDUSTARKVARA

Seadus seda nõuab, aga paljud majandustarkvarad ei toeta

Raamatupidamisseadus kohustab müüjat oma käivet käibedeklaratsioonil korrektselt kajastama. Ettemaksuga müügi puhul on tähtis, et ettemaksuarve kui üks protsessi osa sellele kaasa aitaks. Enamus meil laialt levinud majandustarkvaradest ei võimalda ettemaksuarvet just kuigi lihtsalt teha ja praktikas kasutatakse erinevaid mooduseid, kuidas ettemaks siiski nö. “ümber nurga” ära vormistada. Sellega kaasneb paraku eksimuste risk.

Mis on ettemaksuarve ja miks see on vajalik

Ettemaksuarve on vajalik, kui soovite, et klient tasuks ostetava kauba või teenuse eest kas osaliselt või täielikult enne, kui ta selle kätte saab. See on mõistlik, kui tegu ei ole teie lepingulise ja krediidiõigusega kliendiga, aga samuti siis, kui soovitud kaupa tuleb alles tellida või valmistada. Seetõttu on ettemaksuarve oma sisult praktikas väga tavapärane ja levinud, aga majandustarkvaras vormistamise poolelt ikka veel pisut hägune.


Lisaks puutuvad müüjad kokku olukorraga, kus klientidel on oma kindlad soovid selle kohta, millist dokumenti nad aktsepteerivad – mõned ei taha oma raamatupidamisse vastu võtta ettemaksuarvet, teised 0-summaga lõpparvet. Kui sellises olukorras nii müüja kui ostja ettevõte peaksid minema auditeerimisele, võib selguda, et sama tehing on kummalgi kajastatud erinevate dokumentidega.

Kolm viisi, kuidas võtta ettemaksu ilma tegeliku ettemaksuarveta

1. Ettemaksuarveks nimetatav dokument vormistatakse Wordis või Excelis ja see ei ole üldse kuidagi seotud raamatupidamistarkvaraga. Raamatupidamissüsteemis luuakse arve alles raha laekumisel ja selle hetke seisuga läheb ka käive käibemaksuarvestusse.


Puudused:

  • Sama arvet peab tegema kaks korda
  • Ettemaksuarvele ei saa tooteid või teenuseid valida süsteemist, mistõttu on oht eksida hinna või käibemaksumääraga
  • Selline ettemaksuarve ei ole konteeritud raamatupidamise kandena ja ei kajastu perioodi käibemaksuarvestuses

2. Ettemaks võetakse tellimuskinnituse või pakkumise alusel (kuigi selle pealkiri võib olla “ettemaksuarve”). Kui kliendilt laekub raha, sisestatakse süsteemi makse, vormistatakse arve müüdud artiklite loeteluga ja seotakse see ettemaksuga (tehakse tasaarveldus). Kui tegemist oli 100%-lise ettemaksuga, ei tarvitse tegelik arve kliendini üldse jõuda.


Puudused:

  • Tellimuskinnitus ega pakkumine ei ole raamatupidamisdokument ja käibemaksuarvestus ei ole õige, kui müügiarvet ei tehta samas kuus.
  • Tellimuskinnitus ja pakkumine ei ole konteeritud – need on avatud ja neid on võimalik muuta (kas kogemata või kliendi soovil), mistõttu kliendi raamatupidamisse läinud dokument ei vasta enam teie süsteemis olevale.
  • Ühe müügitehingu kajastamiseks tuleb teha rida toiminguid ja dokumente

3. Raamatupidamistarkvarast väljastatakse müügiarve, millel tooteks või teenuseks valitakse “ettemaks”, ja raha laekumisel või kauba üleandmisel teine müügiarve, kus peal müüdavad artiklid. Teisel arvel ettemaks krediteeritakse. Sellisel viisil toimides on mõlemad arved raamatupidamisdokumendid ja kajastuvad ka käibedeklaratsioonil õigesti.


Puudused:

  • Tuleb meeles pidada teise arve tegemise vajadust, süsteemset jälgimist selleks ei ole
  • Kui müüdavad tooted või teenused on erineva käibemaksumääraga, tuleb selle kohta esimesel arvel sisestada ka eraldi ettemaksu read
  • Sarnaselt Wordi või Exceli meetodiga ei valita kaupu ja teenuseid esimesele arvele süteemist koos hinnaga (ja võimlike mahu-, kampaania- või kliendipõhise allahindlusega), mistõttu on paljudest artiklitest koosneva ostu puhul risk eksida hinna arvutamiega

Kõik need moodused sisaldavad ühiseid puuduseid – sama tehingu korduv manuaalne kirjeldamine, vajadus meeles pidada järgmise arve vormistamist ja risk eksida summa või käibemaksu arvestamisega.


Võibolla on kasutusel veel mõned moodused, sest raamatupidajad on nutikad. Kui veel kliendil on omad erisoovid selle kohta, millist dokumenti ta tahab saada ja millist pole nõus vastu võtma, siis lepitaksegi kliendi hoidmiseks lahendustega, mis pole eriti efektiivsed ega turvalised.

Ettemaksuarve selle tõelises tähenduses

Ettemaksuarve tegeliku raamatupidamisdokumendina on üks samm müügitehingu kajastamise ühtsest protsessist.
MS Dynamics Business Central (endise nimega NAV) on üks väheseid meil kasutusel olevaid majandustarkvarasid, mille standardfunktsionaalsus toetab ettemaksuarve vormistamist ja kasutamist selle õiges tähenduses.


Müügitehing algab tavaliselt pakkumisega, millelt saab ühe klikiga luua tellimuskinnituse ja sellelt omakorda ettemaksuarve või arve. Samas võib müügi töövoog alata ka otse ettemaksuarvega, kui klient pakkumist ega tellimuse kinnitust ei vaja.

Business Centrali ettemaksuarve on konteeritud dokument ja läheb automaatselt müüja käibemaksudeklaratsioonile, ilma et seal oleks vaja teha käsitsi muudatusi. Kõik tellimuse juures tehtud muudatused on jälgitavad ja kontrollitavad ning ei saa tekkida olukorda, kus ostjal ja müüjal on tehingu kohta erinev dokument.
Tasub tähele panna, et kuigi ettemaksuarvel näidatakse tehingu koondsumma, on kõik teenuse või toote artiklid sinna lisatud süsteemist, mis tagab, et need on arvel õige hinna ja käibemaksumääraga.

Kui klient on ettemaksuarve tasunud, väljastatakse kaup või osutatake teenus ja lõpparve luuakse ühe hiireklikiga ettemaksuarve pealt. Puudub uue dokumendi avamise ja sisestamise vajadus ning kogu tehing on kajastatud ühtses töövoos. Süsteem oskab ise eristada artiklite õiged käibemaksumäärad ja kannab need edasi alates tellimusest läbi kogu protsessi.

Enamus majandustarkvarad ei võimalda ettemaksuarvet kuigi lihtsalt teha

Eriti mugav on ettemaksuarve kasutamine Business Centralis sel juhul, kui ühe ettemaksuarvega ostetakse mitmeid kaupu ja neid ei vljastata ostjale korraga, vaid mitmes osas. Süsteem oskab teha vajalikud ümberarvutused ja arveldada vaid osad kaubad. Ülejäänud saab väljastata ja ettemaksuga tasaarveldada hiljem. Kui aga osa ettemkstud kaupadest jääbki väljastamata, oskab Business Central luua nende kohta kreeditarve täpselt õigete artiklite maksumuse ja käibemaksuga.

Kasutades korrektset, raamatupidamislikult konteeritud ettemaksuarvet, säästate oma töötajaid asjatust aja- ja närvikulust ning võite kindle olla, et

  • Ettemaksuga müügid vormistatakse õige hinnaga
  • Käibemaks kajastatakse käibedeklartsioonil automaatselt, see ei vaja käsitsi muutmist
  • Peale ettemaksuarve väljastamist tellimuses tehtavad muudatused on jälgitavad
  • Kliendil on õige, tellimuse viimasele muudatusele vastav ettemaksuarve
  • Ettemaksu laekumise järel ei lähe meelest lõpparve tegemine
  • Samalt ettemaksuarvelt osade kaupa väljastatavad kaubad kajastatakse lõpparvetel korrektselt
  • Ettemakstud tellimuse osalisel tühistamisel luuakse automaatselt korrektne kreeditarve
  • Välistatud on võimalik vigade tekkimise risk käsitsi arvutamisel

Microsoft Dynamics365 Business Centrali võimaluste kohta saad lähemalt küsida:


Tel 55522453
E-post myyk(a)ee.fujitsu.com
https://www.fujitsu.ee/business-central/

Jaga postitust ka teistega!

Fujitsu Estonia AS
Mustamäe tee 16,
10617 Tallinn
info[at]ee.fujitsu.com
+372 627 2300

Fujitsu Eesti Blogi

Uusimad IT trendid ning ettevõtete õpetlikud kogemuslood

Fujitsu Estonia AS
Mustamäe tee 16,
10617 Tallinn
info[at]ee.fujitsu.com
+372 627 2300

Fujitsu Eesti Blogi

Uusimad IT trendid ning ettevõtete õpetlikud kogemuslood