Kas sinu ettevõttes täidavad kõrgelt haritud ja kogenud töötajad rutiinseid ülesandeid, mida on võimalik kirjeldada ühe protsessi sammudena? Kas nied ülesandeid tuleb teha korduvalt? Kui jah, siis on sul RPA ehk tarkvararoboti kasutuselevõtuga palju võita. Saaksid neile pakkuda hoopis tähendusrikkamat tööd ja sealjuures saavutada rohkem väiksemate kuludega.

Tarkvararobotid on üks paljudest lahendustest, mida Fujitsu tervikliku digipöördepartnerina pakub ja mis võimaldavad sinu äri viia järgmisele tasemele produktiivsuse, kulutõhususe, jätkusuutlikkuse poolest, aga ka kliendi- ja töötajakogemuse poolest.

Sellest loost saad teada, milles seisneb tarkvararoboti olemus ja kuidas nende kasutamisega algust teha. Näitena toome välja kaheksa erineva ettevõtlussektori protsessid, mida saab RPA abil automatiseerida.

Tarkvararobot ehk RPA (Robotic Process Automation) on äriprotsessides automatiseerimise vahend, mis teeb kindla protsessi kohaselt tegevusi inimese eest. Erinevalt tööstusrobotitest, mis asendavad füüsilist tööd tootmises, automatiseerib tarkvararobot rutiinset kontoritööd ja vabastab selle kaudu teadmustöötajate (knowledge workers) aega.

RPA kasutamiseks on üks väga kindel eeldus: robotile antav töölõik peab alati järgima kindlat protsessi, mida saab robotit luues sammhaaval kirjeldada. RPA on mõeldud standardsete olukordade jaoks.

Lisaks sellele, et tarkvararobotile antav töö peab järgima täpselt etteantud protsessi, peab see olema korduv päevade, nädalate või kuude lõikes. Mida rohkem tööaega kulub inimestel vastava töölõigu sooritamiseks, seda kasulikum on rakendada RPAd.

Robotile tasub anda töö, kus inimlikud näpuvead võivad tekitada suure probleemi. Kui andmed on vaja ühest süsteemist teise üle viia väga täpselt – näiteks pangakonto numbri sisestamise puhul – siis annab robot lisaks kiirusele eelise ka kvaliteedis.

Tarkvararobotite kasutusala on rutiinse kontoritöö automatiseerimine. See aga ei tähenda, et neid ei saaks rakendada tootmis- ja logistikaettevõtetes või muudes ”füüsilise” maailma ärides. Ka seal on hulgaliselt  administratiiv-, finants- ja tugiprotsesse, mis tõhustamist vajavad.

Siin on rida näiteid tarkvararoboti ülesannetest eri valdkondades. Loetelu võiks veel pikalt jätkata, aga selle eesmärk on panna mõte liikuma ja anda ideid, kuidas võiksid RPAd ka oma äris rakendada.

Rahandus ja pangandus

– Tehingute töötlemine, väljavõtete tegemine, tehingu üksikasjade sisestamise süsteemidesse
– Nõuetele vastavuse aruandlus
– Pettuste tuvastamine

Tervishoid

– Patsiendiandmete haldamine, arveldusprotsessid
– Kindlustusnõuete andmete valideerimine
– Retseptide haldamine, kordusretseptide väljastamine

Kaubandus

– Varude jälgimine ja tellimuste tegemine optimaalse laoseisu hoidmiseks
– Rutiinsete kliendipäringute, tagasimaksete ja kaupade tagastuste käsitlemine
– Hinnaseire ja konkurentide analüüs, näiteks konkurentide veebisaitidel hindade jälgimine
– E-poodide veebisaitide toimimise kontroll

Telekommunikatsioon

– Kliendikontode aktiveerimine, muutmine ja sulgemine
– Võrguseire reaalajas ja rikete tuvastamine
– Arvete väljastamine ja laekumiste kontroll

Tootmine

– Tarneahela juhtimine, tellimuste töötlemine, saadetiste jälgimine
– Kvaliteedikontrolli andmete kogumine ja aruannete koostamine

Kindlustus

– Poliiside väljastamine, uuendamine ja tühistamine
– Kindlustuslepingu sõlmimiseks vajaliku teabe kogumine ja valideerimine
– Kahjunõuete koostamine, dokumentide esitamine

Haridus

– Sisseastujate andmete koondamine, kontrollimine ja sisestamine
– Ärakirjade ja kinnituste koostamine ja edastamine

Kinnisvara

– Üürniku taustakontroll, üürilepingu genereerimine, maksete töötlemine
– Kinnisvarakuulutuste haldamine erinevate platvormide vahel.

Esimene ilmselge põhjus RPA kasutamiseks on loomulikult väga suur tööaja kokkuhoid rutiinsetelt tegevustelt, mis väljendub ettevõtte majandusnäitajates nagu kulude sääst ja suurem kasumlikkus. See vabasta inimeste aja väärtuslikuma töö jaoks.

Erinevalt inimestest töötab robot 24/7 ja suudab teostada talle antud ülesandeid ülisuure kiirusega. See võimaldab muuta kogu ettevõtte töö sujuvamaks ja leevendada koormust pingelistel perioodidel nagu näiteks kuulõpp raamatupidamises.

Tarkvararobot toetab töötajate rahulolu. Haritud töötajad otsivad tänapäeval mõtestatud ja väärtust loovat tööd. Nad ei ole huvitatud rutiinsest andmete sisestamisest süsteemide vahel, copy-paste tüüpi tegevustest ja stressirohketest ületundidest. Tööjõu nappuse olukorras võimaldab rutiinsete ülesannete automatiseerimine jätta inimestele loomingulisema töö, näiteks andmete analüüsimise ja järelduste tegemise äri edendamiseks.

Lisaks võimaldab tarkvararobot ära hoida näpuvigu, mis rutiinsete, käsitsi suures mahus korratavate tegevuste juures väga hõlpsasti juhtuda võivad. Kui robot tuvastab protsessis olukorra, mis ei vasta etteantud juhendile, suunab ta selle töötajale lahendamiseks, kõik standardsed operatsioonid teeb aga ära väga täpselt.

Teadmustöö automatiseerimine on praegu sarnases seisus, nagu tekstiilitööstus oli tööstusrevolutsiooni ajal. Muutused on käimas ja see on vältimatu, sest automatiseerimine parandab tootlikkust niivõrd palju.

Robotid on võimelised jäljendama inimese tegevust, kuid informatsiooni mõistmiseks ja otsuse tegemiseks on vaja inimest. Töö iseloom muutub: andmete käsitsi töötlemisega seotud ülesanded vähenevad ning fookus nihkub andmete tõlgendamise ja analüüsiga seotud ülesannetele.

Muutused tekitavad paratamatult hirmu ja paljud inimesed küsivad, kas minu töö kaob. Ei – töö ei kao ära, vaid muutub ja vajalik on oma oskuste pidev täiendamine.  Nii Maailma Majandusfoorum (WEF) kui uuringufirma McKinsey hindavad tehnoloogia arengu tõttu kaduvate töökohtade hulka väiksemaks kui uute, loodavate töökohtade arvu.

RPA pakub võimalusi ka kõrgemal juhtimistasandil – isegi tegevjuhi tööst on hinnanguliselt kuni 25% automatiseeritav. Mida kasulikku teeksid juhina, kui sulle kingitaks juurde tervelt neljandik tööajast?

Tarkvararobot Fujitsu raamatupidamises

Tarkvararobotite pakkujana kasutame neid Fujitsus ka ise oma töö lihtsustamiseks.

Esimene näide puudutab raamatupidamise tööd.

Vajadus: Iga kuu lõpus on 5 päeva jooksul vaja provisjonina registreerida väljateenitud tulud, mida ei saa veel arvena vormistada, ning kulud, mille eest arved ei ole veel laekunud. Iga osakond või üksus koostab nende kohta Exceli tabeli, saadab selle kinnitamiseks üksuse juhile ja seejärel sisestab raamatupidamine kõik need tabelid finantstarkvarasse, mis meie puhul on SAP.

Eestis asuv finantsteenuste osakond teeb seda kõigi Fujitsu Euroopa riikide ettevõtete jaoks. Iga kuu lõpus tuleb SAPi sisestada keskmiselt 900 Excelit, igaühes neist võib olla paar rida või mitusada rida. Ühe tabeli käsitsi sisestamisele kulus 5-10 minutit, mis on ligikaudu 100 tundi tööaega kuus. Kontrollerid tegid seda iga kuu lõpus õhtuti ja öösiti vahetustega.

Lahendus: Tarkvararoboti ülesanne on võtta Exceli tabel ja panna see SAPi. Robot ühendab SAPi, Exceli ja Outlooki. Suurema jõudluse saavutamiseks on samaaegselt töös 2 robotit.

Võit: Oleme kaotanud alalise kuulõpu stressi ja ületunnid. Kontrolleritel on nüüd aega hoolikamalt tegeleda olukordadega, mis vajava inimese sekkumist – ka neid on endiselt palju.
Ühtegi töökohta roboti rakendamise tõttu ei kaotatud, küll aga suudame pakkuda kiiret ja kvaliteetset teenust kõigile Fujitsu Euroopa ettevõtetele.

RPA Fujitsu uute hankijate registreerimisel

Teine näide puudutab Fujitsu uute hankijate kinnitamist ja lisamist finantstarkvarasse.

Vajadus: Suure ettevõttena on meil kindel protsess iga uue hankija kontrollimiseks ja registreerimiseks enne, kui saame koostööd alustada ja arveid vastu võtta. Iga töötaja, kel tekib vajadus midagi osta hankijaks registreerimata ettevõttelt, peab täitma taotluse vormi uue partneri andmete ja eeldatavate tehingute iseloomu kohta. Kui hangete osakond on taotluse kinnitanud, läheb selle kohta e-kiri hankijatega tegeleva raamatupidaja postkasti ning raamatupidajal tuleb taotluses sisalduvad andmed käsitsi kanda SAP programmi. Andmeväljasid on üle kümne ja nende juures ei tohi esineda vigu. Näiteks IBAN ja VAT numbrid peavad olema täpsed ning ka tühiku või kooloni ekslik kopeerimine tekitas tõrke. Kui taotluse esitaja soovis sama hankija teenuseid osta mitmes riigis, tuli see sisestada iga riigi jaoks eraldi. Peale sisestuse tegemist oli vaja saata taotlejale e-posti teel kinnitus.

Lahendus: RPA abil on uute hankijate andmete sisestamine SAPi automatiseeritud. Tarkvararobot võtab kinnitatud taotluse ja sisestab sellelt kõik vajalikud andmed vastavatele väljadele SAPis, vajadusel tehes seda mitme riigi jaoks. Seejärel saadab robot taotlejale e-kirja kinnitusega hankija registreerimisest.

Võit: Protsess on nüüd kordades kiirem ja näpuvead on välistatud. Ka ei ole enam muret, kas kõik kinnituskirjad on ikka välja saadetud. Taotluse esitaja jaoks vähenes ooteaeg, sest nende sissekannete tegemine ei olnud raamatupidajale esmase tähtsusega ülesanne ning võis kiiremate tööde tõttu ootele jääda.

See lahendus loodi Fujitsu poolt Soomes COVID-19 testide vastuste edastamiseks.

Vajadus: COVIDi kõrgajal pidid patsiendid ootama mõnikord nädalaid, et oma analüüsi tulemust teada saada. Vastused sisestati patsiendiportaali Omakanta. Kitsaskoht tekkis mitte labori jõudluse, vaid vastuste protaali laadimise ja avaldamise tõttu, sest seda pidid õed tegema käsitsi. Portaali kandmise ootele oli kuhjunud kümneid tuhandeid vastuseid.

Lahendus: Loodi tarkvararobot, mille ülesanne oli võtta testi vastus labori andmebaasist ja sisestada see patsiendiportaali. Kolm nädalat peale esimest kontaktivõttu oli robot tööle rakendatud, selle arendamine võttis 10 tööpäeva.

Võit: Testi tulemuste teatavaks tegemine kiirenes ja testi teinud inimesed said tegutseda vastavalt selle tulemusele. Õed ei pidanud kulutama aega arvutiekraani ees, vaid said pühenduda patsientide aitamisele. See robot oli töös kuus kuud ja selle aja jooksul säästis 630 tööpäeva õdede aega.

Tarkvararobotid on populaarseks saanud viimase kümnekonna aasta jooksul ja neil on oma kindel koht mitmete teiste teadmustöö automatiseerimise meetodite seas. Milline nende seast valida, sõltub konkreetsest olukorrast ja ülesandest. Siin on mõned näited võimalikest alternatiividest:

1. Äriprotsesside haldamine (Business Process Management) on terviklik vaade organisatsiooni protsessidele, mis hõlmab nende analüüsimist, kavandamist, rakendamist ja täitmise jälgimist. Tegemist on pigem protsesside juhtimise ja optimeerimisega kui lihtsalt nende automatiseerimisega.
2. Töövoogude automatiseerimine automatiseerib erinevaid ülesandeid, infot ja dokumente hõlmava töövoo läbi selle erinevate faaside ja nõuab kogu töövoo täpset ette kirjeldamist. Sarnaneb RPAga, aga on vähem paindlik.
3. Skriptid ja makrod, mida rakendada Excelis ja Phytoni või PowerShelli abiga. RPAga võrreldes on see kasutaja jaoks tehnilisem.
4. IPA (Intelligent Process Automation) kombineerib tarkvararoboti tehisintellekti ja masinõppega, et oleks võimalik käsitleda mitte ainult korduvaid protsesse, vaid ka struktureerimata andmeid, ja lisada otsuste tegemise.
5. Integreerivad platvormid ja No-code/Low-code lähenemine võimaldavad luua rakendusi ja automatiseerida protsesse ilma programmeerimiseta. Need on kasutajasõbralikud ja kättesaadavad ka neile, kel puudub tehniline ettevalmistus.
6. Liidestused läbi API (Application Programming Interface) võimaldavad automatiseerimist sügavama süsteemidevahelise integreerimise teel kui RPA puhul. API liideste abil saavad erinevad tarkvarasüsteemid omavahel otse suhelda. See on parim lahendus, kuid pole alati võimalik. RPA võib olla ka osa API protsessist.

Tarkvararobotitel on teiste automatiseerimise tööriistade ees eelis just tänu kasutajasõbralikkusele ja võimele teostada korduvaid, reeglitel põhinevaid ülesandeid erinevates rakendustes ja süsteemides ilma, et oleks vaja neid süsteeme endid omavahel integreerida.

RPA peamised tugevused on järgmised:

1. Lihtne rakendada

Teiste automatiseerimislahendustega võrreldes on RPA rakendamine suhteliselt lihtne ja kiire, sest enamasti ei nõua see süsteemide integratsioone ja olulisi arendusi. Kasutuselevõtuks kulub tavaliselt aega vaid mõni nädal. Nii on see kättesaadav igas suuruses ettevõtetele.

2. Töötab kasutajaliidese tasandil

RPA jäljendab inimese suhtlemist digitaalse süsteemidega ja ei nõua süsteemide eneste muutmist. See on eriti kasulik vanade süsteemidega töötamisel.

3. Põhineb reeglitel

RPA on suurepärane vahend rutiinsete, täpseid reegleid järgivate ülesannete automatiseerimiseks.

4. Skaleeritav

RPA võimsust saab vastavalt ettevõtte vajadustele suurendada või vähendada, mis muudab selle lahenduse paindlikuks. Üks robot ei pea töötama vaid ühes osakonnas või ühe protsessiga – seda saab rakendada paljudes osakondades ja erinevate protsesside jaoks samaaegselt.

6. Kulutõhus

RPA võimaldab käsitsi tehtavaid töid automatiseerida kuluefektiivselt ja eriti suur on kasu siis, kui need protsessid ei ole keerukad.

7. Kasutatav koos teiste automatiseerimistehnoloogiatega

Sageli täiendab RPA teisi automatiseerimistehnoloogiaid, mis kõik kokku moodustavad tervikliku automatiseerimise ökosüsteemi. Tarkvararoboteid võib kombineerida äriprotsesside juhtimise (BPM),  tehisintellekti ja masinõppega. Viimaste abil saab RPA osaleda keerukamate ülesannete täitmises ja moodustab osa intelligentsest protsesside automatiseerimisest (Intelligent Process Automation e. IPA).

Tarkvararoboti kasutuselevõtt võib anda ärile suure ajalise ja rahalise kokkuhoiu, parandada kliendikogemust ja tõsta töötajate rahulolu.

Kuigi võimalused tunduvad lõputud, peab enne roboti hankimist kodutöö hoolega ära tegema. Nagu enamuse tarkvaraprojektidega, ei ole tellija/kliendi roll selles passiivne, vaid nõuab aktiivset osalemist alates vajaduste hindamisest ja ülesande püstitamisest kuni testimise ja tulemuste jooksva monitoorimiseni.

Ettevalmistus RPA kasutuselevõtuks:

• Kogu meeskonnaga ideid, millised rutiinsed ja korduvad tegevused vajaksid automatiseerimist
• Loetle ja kirjelda väga täpselt protsessi kõik sammud
• Mõõda või hinda protsessi ühekordsele teostamisele kuluv aeg
• Arvesta, mitu inimest seda teeb ja mitu korda seda tehakse päevas, nädalas või kuus – nii saad teada kogu ajakulu vastavale protsessile
• Hinda roboti tasuvust ehk ROId lihtsa arvutusega, võrreldes protsessi senist ajakulu roboti arendamisele kuluva ajaga. Näiteks kui mingi rutiinse ülesande peale kulub keskmiselt 10 tundi kuus ja arenduse aeg on 30 tundi, on roboti tasuvusaeg umbes 3 kuud.
• Detailsemas arvutuses võta lisaks arvesse ka roboti püsikulud nagu litsentsi ja platvormi maksumus.

RPA tasuvuse hindamiseks tuleb arvestada mitme asjaoluga, mis sõltuvad suuresti sinu organisatsiooni olukorrast ja vajadustest.

Tasuvust mõjutavad tegurid:

1. Investeering roboti ehitamisse ja tööshoidmisesse – litsentsid, infrastruktuur, seadistamise ja hooldusteenuse kulud.
2. Kokkuhoitava inimtööjõu hind ja selle parema kasutamise väärtus ettevõttele.
3. Protsesside keerukus ja ulatus – mida keerukam ja mahukam on protsess, seda suurem on eeldatav kokkuhoid, aga samas on ka RPA lahenduse loomine kulukam.
4. Oodatav ROI – mida kiiremini robot end ära tasub, seda parem, aga erinevatel organisatsioonidel võivad olla roboti tasuvusajale erinevad ootused.
5. Muud tegurid – lisaks tööaja kokkuhoiule võta arvesse näiteks täpsus ja kliendikogemuse paranemine, sest ka neil on rahaline väärtus.

Fujitsu RPA meeskond on Soomes tegutsenud alates 2015. aastast ja aidanud RPA abil oma tööd tõhustada kümnetel erinevatest ärivaldkondadest klientidel, automatiseerides sadu protsesse.

Koostöö algab ühisest töötoast koos tulevase kliendiga. Töötoas osalevad 10-20 ettevõttes ühe kindla protsessiga seotud inimest, kes võivad olla samast või erinevatest osakondadest. Töötoa käigus pakutakse protsessi automatiseerimiseks välja 20-40 ideed, mis võiksid kokku anda 1-2 aasta jagu inimtööaja säästu!

Välja pakutud ideedest umbes 75% läheb täpsemale valideerimisele ja 50% rakendatakse ellu.
Rakendamise kriteeriumiks on tasuvus ja mitte alati õigusta arvutused investeeringu tegemist. Kui  tasuvusaeg on rohkem kui üks aasta, siis me RPA kasutuselevõttu ei soovita.

Ühe kliendi näite puhul võttis inimese poolt 90 minutiga tehtav töö robotil 3 minutit, mis tähendab efektiivsuse kasvu 30 korda ja RPA kasutuselevõtt on nende jaoks ilmselgelt kasumlik samm.

Milliste rutiinsete kontoritööde arvelt saaksid oma ettevõttes või organisatsioonis inimeste aega vabastada, et pakkuda neile loomingulisemat tööd ja hüppeliselt parandada efektiivsust?

Võta ühendust ja arutame koos läbi!

Lauri Lindman, müügijuht
+372 5156029
lauri.lindman@fujitsu.com

Uued postitused meie blogis