Tiia Aur: 2019 aastal, kui omavalitsuste ühinemine oli toimunud, tegime suure Exceli ja importisime andmed meie andmebaasi sisse. Praeguseks pole meil veel kindlust, et andmed on 100% ühtlased ja et me kõik asju ühtemoodi teeme.
See tähendab esmalt seda, et kõik inimestega seotud dokumendid ei ole alati selles ühes kohas – sealt puuduvad näiteks kunagised paberkandjal tehtud dokumendid.
Samuti ka seda, et erinevad kasutajad sisestavad andmeid erinevalt.
Tarmo Kiisler: Erinevalt sisestamine ei ole programmi probleem, vaid tuleb sellest, et oleme ise andmete loogikat mitmel korral muutnud ja andnud kasutajatele erinevaid juhiseid.
Tiia Aur: Hetkel on suurim murekoht meil struktuuripuu – kutsume neid “kohvriteks” (Persona programmis on töökoha/ametikoha tähiseks kohvrikese kujund). Meie struktuuris igal isikul oma “kohver” ning selle sees oleks vaja kirjeldada kõik need erinevad tööd, mida see inimene teeb, koos iga töö rahastusallikaga. Rahastusallikad võivad eriti haridusasutustes olla väga erinevad. Neid töid ei saa vormistada erinevate lepingutena, sest ühes asutuses tohiks inimesel olla ainult üks leping. Ja samuti me ei soovi, et töötajate nimekirjas oleks näiteks 5 Pille Tamme, kui tema viis erinevat tööd kanda sisse eraldi lepingutena.
Tarmo Kiisler: Keeruliseks muutub olukord, kui ühel inimesel on samas asutuses 2 lepingut. Kas ta saab olla siis kahes kohvris või kas ta saab asendada kahte inimest? Me pole ise asju lõpuni selgeks vaielnud. Kui midagi otsustame ja kommunikeerime selle ka allasutustele, siis paari kuu pärast saame teisiti aru… See on tekitanud segadust.
Külli Petker: Mul on inimesi, kes teevad erinevates majades erinevaid töid. Need inimesed olengi pannud mitmesse eri kohvrisse. Minu enda jaoks on nüüdseks struktuur ja andmed saanud ilusti paika ja eelkõige on see hea töövahend mulle endale.
Jekaterina Kuru: Asendamised koolis on sageli 1-2 tunni kaupa. Seda on praegu keeruline kajastada.
Kristi Aru: Minult on vahel küsitud, kui turvaline Persona on – kas teised ei näe minu dokumente ja muud, mida sinna sisestan? Kui teha paberil ja panna seifi, siis tundub turvaline… Teadlikkuse suhtes on vaja veel järele aidata ja ilmselt on selle juures abiks just praktilise kasu nägemine.
Tiia Aur: Vajaksime veel koolitust, kus kõigile edastatakse ühene juhis andmete sisestamisel. Hea oleks, kui see oleks õppevideotena. Olemas on küll “Abi” lehed teksti kujul, aga tekstist saavad inimesed erinevalt aru ja sageli ka ei viitsita lugeda.