Registreeritud kasutajate TASUTA kasutajatugi (tööpäeviti kl 09-17): persona@ee.fujitsu.com või 6272 371
Kristel Luik Äripäeva konverentsil
Kristel Luik Äripäeva konverentsil “HRxTech” 19.10.2022. Foto: Kersti Niglas

Radisson Olümpia: ajakulu tööajaarvestusele vähenes üle 25%

Tallinnas kahte hotelli opereeriv Radisson Blu Hotel Olümpia & Park Inn by Radisson Central Tallinn võttis kasutusele personalitarkvara Persona kõik võimalused ning liidestas selle tööaegade registreerimiseks uksekiibisüsteemiga FoxSec.

See on andnud neile märgatava kokkuhoiu tööajaarvestusele kulunud tundides – hinnanguliselt 25-30%. Lisaks sellele saavutati ajavõit ja töö lihtsustumine teiste personalitoimingute osas.

Oma kogemusi Persona kasutuselevõtust ja senisest kasutuskogemusest jagavad Maris Koppelmaa, Radisson Blu Hotel Olümpia & Park Inn by Radisson Central Tallinn vanemraamatupidaja, ning Kristel Luik, Radisson Blu Hotel Olümpia & Park Inn by Radisson Central Tallinn personalispetsialist.

Vajadus automatiseerida 230 inimese tööaegade ja palga arvestus

Kristel:

Uue personalitarkvara otsimine oli personaliosakonna algatus. Meil on kahe hotelli peale kokku hallata 230 töötajat ja selle töö lihtsustamine oli hädavajalik. Enamik töötajatest on tunnipalgalised, nii et eriti vajasime sellist lahendust, mis automatiseeriks töötundide arvestuse ning selle alusel palga maksmise.

Vaatasime erinevaid variante ja jäime Persona juurde, sest siin on kõik meile vajalikud moodulid koos ühtse süsteemina.

Maris:

Meie senine tarkvara oli pisut ajale jalgu jäänud. Seal olid küll olemas personal ja palk, aga tööajatabeleid palgaarvestuse jaoks tegime Excelis. Need tabelid olid meie enda IT-mehe tehtud ja tegelikult väga head, kuid täita tuli neid ikkagi käsitsi – mõlemas hotellis üksuste juhid ja vahetuse vanemad kandsid sisse oma inimeste tulekud ja minekud.

Ka ei olnud vanas programmis võimalik võtta kõiki aruandeid, mida vajasime.

Persona kasutuselevõtt oli sujuv ja kiire

Kristel:

Esimesed kontaktid Personaga olid väga head. Meile näidati võimalusi, mida see tarkvara pakub, ja saime ligipääsu demo-kontole, et kõike ise proovida.

Alustasime ettevalmistusi 2021 detsembris ja jaanuarist 2022 läks personaliarvestus Personasse. Ka andmete import kulges väga kiiresti ja sujuvalt.

Palga osa võtsime kasutusele maikuus. Alguses õppisime süsteemi tundma – tegime palgaarvestust mitu kuud paralleelselt vana programmiga, et saada aru, kuidas lausendid ja kanded täpselt tekivad. Nii vältisime üleminekuperioodi segadust ja vigade tekkimist. Väga mõistlik on võtta aega ja teha palgaarvestus mõnda aega vanas ja uues süsteemis paralleelselt.

Nüüd, umbes aasta peale alustamist, kasutame kõiki mooduleid – nii personalihaldust, palgaarvestust, töögraafikuid kui ka iseteenindust.

Persona kasutajatest valdav enamus on osakonnajuhid ja vahetuste vanemad

Kristel:

Osakonnajuhid ja vahetusevanemad – neid on umbes 15…20 inimest – kasutavad põhiliselt tööaja planeerimise moodulit, et teha töögraafikuid. Sealt näevad nad ka uksekiibisüsteemiga tehtud liidestust.

Personaliosakonnast on kasutajaid kaks ja finantsi poolelt samuti kaks.

Iseteeninduses on enamus töötajatest. On eriti hea meel, et töötajad võtsid iseteeninduse kiiresti omaks, kuigi meie personali seas on palju neid,  kes pole just kogenud arvutikasutajad. Tegelikult olid inimesed üllatunud, kui lihtne seal kõik on ja et midagi ei saa valesti teha.

Tagantjärele võib öelda, et kartsime ise liiga palju. Kasutuselevõtt oli palju sujuvam kui lootsime. Iseteeninduses ei ole küll 100% töötajatest, aga isegi 70% korral on ajavõit personaliosakonnale juba väga suur.

Kui programmis oleks ka venekeelse versiooni võimalus, siis usun, et kasutatavus oleks veelgi suurem.

Ajavõit nii aruandluse, tööaegade arvestuse kui puhkuste halduse arvelt

Kristel:

Ajavõit Persona kasutamisest on olnud päris suur. Esimesena tooksin välja hea aruandluse, sest Persona võimaldab võtta aruandeid täpselt ja kiiresti.

Teiseks tööaja arvestus koos uksekiibisüsteemi liidesega. Kui varem oli meil põhimõtteliselt kaks Exceli tabelit kõrvuti ja pidime neid võrdlema, siis nüüd on see palju enam automatiseeritud ja lihtsamaks tehtud, sellest tulenev ajavõit on väga suur. Näeme, mis kell on töötaja tulnud ja läinud ning kasutame neid andmeid tööaja arvestuses.

Lisaks tuleb ajavõit ka sellest, et osakonnajuhid näevad oma töötajate kohta nüüd rohkem infot. Samuti näevad töötajad iseteeninduses enda infot – näiteks puhkusejääke, töögraafikuid jne. Varem käis see kõik läbi personaliosakonna nii juhi kui töötaja jaoks.

Maris:

Suur võit on see, et puhkusetaotlusi esitavad töötajad nüüd otse programmis. Varem kogusime avaldusi ja  allkirju paberi peal – kindel eesmärk oli see ära kaotada ning paberikulu vähendada.

Ja muidugi palgaarvestuse osas on suur kasu selles, et ei pea enam importima tööajatabeleid. Need tulevad uksekiibisüsteemist tänu liidestusele Personasse sisse kahe klikiga.

Kokkuvõttes on Persona koos uksekiibisüsteemi liidesega hoidnud meile kogu tööajaarvestuse protsessis kokku 25-30% sellele varem kulutatud tööajast.

Alustamisel abiks Persona koolitus ja sisemine peakasutaja

Kristel:

Meil oli alguses üks suur koolitus töögraafikute kohta, kus osalesid mõlema hotelli vahetusevanemad ja osakondade juhid. Nende jaoks oli see ikka väga-väga suur muudatus ja esialgu olid nad üsna ahastuses, et kuidas me nüüd hakkama saame…. Tekkis palju küsimusi. Ma olin nii palju toeks, kui ma oskasin olla, õpetasin ja suunasin, kuigi ka mulle oli see alguses uus.

Nüüd ei ole ma enam kuulnud, et keegi igatseks tagasi Exceli tabeleid nii, nagu need varem kasutasime.

Lisaks töögraafikute koolitusele saime finantsosakonnale eraldi nõustamise palgaarvestuse kohta.

Persona tugevus on sellega töötamise lihtsus

Maris:

Persona positiivne pool palgaarvestuse jaoks on kogu töö lihtsus! Klikk – klikk ja sul on kõik andmed koos. Palgaarvestuses saab kõike väga hästi sorteerida eri tasuliikide järgi. Lisatasude importimine on väga mugav.

Aruandlusega oleme ülimalt rahul, eelmise programmiga võrreldes on see nagu öö ja päev. Aruandeid on väga erinevaid ja neid saab ka ise seadistada.

Väga hea on, et sotsiaalmaksu miinimumid tulevad automaatselt üle, varem polnud see võimalik ja määrasime neid käsitsi.

Palgateatiste saatmine on ülimugav.

Kristel:

Personalitöö poolelt on meil üks samm vähemaks jäänud – TÖRi (Töötamise Registrisse) registreerimine. Varem tegin seda eraldi nii personaliprogrammis kui TÖRis, nüüd tänu liidestusele lähevad Personast andmed TÖRi automaatselt. Kuna meil on töötajate liikumist palju, siis on see väga oluline asjaolu.

Mõned tegevused siiski veel Excelis

Maris:

Kuna Persona töögraafikute tabel erineb meie varasemast oma majas loodud tabelist, siis mõne asja jaoks on Excel siiski veel kasutusel – näiteks koolitustundide ja teises osakonnas töötatud tundide nägemiseks.

Kuna meie protsess näeb ette, et iga töötaja allkirjastab kuu lõpus oma töötunnid, siis selle jaoks prindime veel välja Exceli ja laseme allkirjastada paberil. Need lähevad raamatupidamisse palgaarvestuseks. (vt. Persona kommentaari nr. 1)

Kristel:

Graafikute allkirjastamine toimub lausa kaks korda kuus, sest kuu alguses laseme allkirjastada ka algava kuu planeeritud tunnid. Meil toimub graafikutes kuu jooksul väga palju muudatusi ja see, mis kuu lõpuks teoks on saanud, võib esialgsest olla väga erinev. (vt. Persona kommentaari nr. 2)

Ootame täiendusi alatundide tasustamise ja vabatekstiga avalduste osas

Maris:

Üks puudus, mida olen märganud, on see, et kui ületunnid lähevad automaatselt perioodi lõpus tasustamisele, siis alatunnid mitte ja need pean perioodi lõpus käsitsi sisestama. (vt. Persona kommentaari nr. 3)

Kitsaskohaks on ka see, et kui üks inimene on kahel ametikohal, et siis programm arvutab puhkust õigesti vaid ühe ametikoha kohta ning teise juures puhkust kasutada ei saa. (vt. Persona kommentaari nr. 4)

Kristel:

Kui mõelda, mida Personalt veel sooviksin, siis võiks iseteeninduses olla vabatekstiga avalduse tegemise võimalus – näiteks kui töötajal on soov muuta tulumaksuvaba miinimumi või teatada pangakonto muutumisest, siis ei peaks selle jaoks tulema personaliosakonda. (vt. Persona kommentaari nr. 5)

Kasutajatugi on alati abiks

Kristel:

Kui meil on programmi kasutamisel küsimusi või probleeme, siis saame õnneks kõik need läbi arutada kasutajatoega. Sellistes olukordades, kus Persona ei paku täpselt soovitud funktsiooni, pakutakse välja mingi ajutine lahendus, või siis pannakse konkreetne asi arendusse.

Kasutajatoelt saan vastused alati väga kiiresti ja see on mulle oluline. Meil on alati olemas info olukorrast ja kõik on selgelt kommunikeeritud.

Persona sobib paljude töötajatega ettevõtetele tänu iseteenindusportaalile

Maris:

Minu arvates on Persona hea lahendus neile ettevõtetele ja organisatsioonidele, kus on palju töötajaid, sest iseteenindusportaal võimaldab töötajatel endil palju asju ära teha: teha puhkuseavaldusi, vaadata oma töögraafikuid ja puhkusejääke, täpsustada kontaktandmeid.

Programm on veebipõhine ja kasutatav ka mobiilis. See vabastab nii personaliosakonna kui raamatupidamise aega ükshaaval küsimustele vastamisest.

Meie jaoks on iseteeninduse võimalus väga oluline argument.

Persona kommentaarid Kristeli ja Marise poolt välja toodud soovide osas

Persona kasutajatoe konsultant Tiiu Kütson-Janke vaatas esile toodud kitsaskohad ning arendussoovid põhjalikult üle, siin tema kommentaarid:

(1) Personas tõepoolest ei ole töögraafikute allkirjastamise võimalust ja Eesti seadused seda ei nõua. Selline protsess on kasutusel vähestes ettevõtetes ja seepärast me ei ole ka võtnud sihiks seda välja arendada.

(2) Esialgse graafiku „mahasalvestamise“ funktsiooni ei ole meil täna veel pakkuda, küll aga on see arendusplaanis. Praegu on olemas võimalus salvestada kuu alguses planeeritud töögraafik aruande “Tööajatabel” kujul. Selles aruandes sisaldub ka töötaja koormus.

(3) Aruandes “Tööajatabel” on kuvatud töötaja kohta nii tema üle- kui alatunnid.

Tunnipalgalistele töötajale makstakse tasu töötatud tundide alusel. Alatundide korral makstakse tasu normtundide ulatuses juhul, kui tema väljateenitud tasu jääks alla kehtestatud alampalga. Kogu tasu kuvatakse tunnipalga real, ilma alatundide hulka eristamata.

Seda saab reguleerida palgaliikide seadetes, lisades linnukese väljale “Alatundide korral normtunnid”.

Tõepoolest puudub aga Personas praegu võimalus alatundide hulka graafikust automaatselt palgaarvestusse alatundide tasuliigi juurde tuua (tundide hulk tuleb sisestada käsitsi).

(4) Standardlahenduses on igale töötajale ette nähtud puhkus põhiametikoha järgi ja teine, täiendav ametikoht on lisaülesanne, mida ta täidab sama töö raames. Meil on aga võimalik sise lülitada lisaparameeter, mis võimaldab inimesel mõlemad ametikohad kirjeldada põhiametikohtadena ja sel juhul arvestab Persona puhkust ja puhkusetasu mõlema ametikoha jaoks.

(5) Oleme teadlikud vajadusest teha erinevaid avaldusi iseteeninduse kaudu ja nende võimaluste lisamine on kindlalt Persona arendusplaanis.

Kui personaliprotsesside tõhustamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust!