NBFI Production: mugav kasutajaliides, korrastatud palga- ja puhkusearvestus, kolmekordne ajavõit Personaga

Küsimustele vastab Silja Maksimik, NBFI Production OÜ personalijuht ja palgaarvestaja

Ettevõte:

NBFI Production OÜ on ettevõte, mis toodab kvaliteetset tellimusmööblit ja pakub interjöörilahendusi. Firma tegutseb kaubamärgi NOBE all, mis on kasutusel olnud varem teises, nüüdseks suletud ettevõttes.

Probleem:

30 töötajaga noor tootmisettevõte vajas kohe peale asutamist tarkvara, mille abil teha palgaarvestust ja hallata personali. Mingil juhul ei soovitud teha seda Excelis või muude tabelite ja failidega.

Ootused:

Palga ja puhkuste arvestuse tegemine selleks ettenähtud tarkvaras, mis oleks kaasaegne ja kasutajale mugav.

Lahendus:

Persona programmist on kasutusel personalihaldus ja palgaarvestus, mis sobib nii kuupalga kui tunni- ja tükitasu puhul. Puhkusepäevade üle on sisse seatud korrektne arvepidamine. Töötajate andmed on süstematiseeritud ja turvaliselt hoitud. Pilvepõhisele programmile on ligipääs kõikjalt, kus on internetiühendus. Varasema programmiga võrreldes on samade tegevuste peale kuluv tööaeg vähenenud 3 korda.

Mis ajendas teid otsima uut personali- ja palgatarkvara?

Meie ettevõte oli just loodud ja vajasime nende ülesannete jaoks tarkvara. Eelmises ettevõttes kasutasin tarkvara vaid palgaarvestuse jaoks, puhkusepäevade arvestust tegime siis Excelis.

Kasutusel olnud tarkvara oli juba toona vananenud, aga siis polnud aega ega jõudu vahetamisega tegeleda ja erinevaid lahendusi otsida.

Uue ettevõtte loomise järel küsisime pakkumist ka senisele tarkvarale, kuid esialgne soodne pakkumine muutus kõiki vajalikke funktsioone ükshaaval juurde lisades väga kalliks. Nii oli selge, et vahetuse aeg on käes. Mingit vaheperioodi tabelite ja käsitsi tegemisega me kindlasti ei soovinud.

Ühe kolleegi soovituse ja tutvustuse alusel jõudsime Personani.

Mille järgi tegite oma valiku?

Tutvusin Persona kodulehega ja programm tundus sobiv. Sain seal arvutada ka meie kasutusmahu järgi hinna.

Seejärel vahetasime e-maile, et täpsustada, millised moodulid kasutusele võtta ja kas kalkuleeritud hinnale tuleb juurde mingeid lisatasusid, nagu olin varem kogenud. See toimus kõik kiiresti, kuigi oli aasta lõpp ja jõulupühade aeg.

Programmi esitluse käigus nägin, et see lahendus mulle meeldib. Väga oluline asjaolu valiku juures oli eestikeelne klienditugi, mida mitmed teised programmid ei paku.

Kuidas kulges Persona kasutuselevõtt?

Lepingud said allkirjastatud kiiresti. Jõulude ja aastavahetuse vahele sain kokku leppida koolituse, mis mulle väga sobis, sest detsembrikuu palgaarvestus oli kohe tulekul.

Valmistasin koolituseks ette oma küsimused. . Panin hästi palju kirja, et meelest ära ei läheks.
Koolitus andis palju infot ja hea baasi tööga alustamiseks. Sain algusest peale selgeks õiged võtted, kuidas asju teha – igas programmis on ju omad eripärad.

Hiljem olen palju kasutanud ka kliendituge, nii telefoni kui e-posti teel. Alati olen saanud kohe vajalikud vastused. Ka mõnede erilahenduste osas, mida oleme soovinud, on pakutud variante ja oleme võimalused mitme nurga alt läbi arutanud.

Programmi seadistamine võtab küll alguses aega, aga see on ühekordne töö ja kui see on tehtud, siis edasi on töö juba lihtne.

Milliseid Persona moodulid on teil kasutusel?

Kasutame personalihaldust ja palgaarvestust. Meil on ettevõttes kasutusel erinevad töötasu liigid: tootmine on tunnitasuga, kontori inimesed kuutasuga, vahel rakendame ka tükitasu.

Töögraafikute koostamise vajadust meil ei ole, sest töö on ühes vahetuses.

Tööaja registreerimine toimub Beginis. Teame, et Persona ja Begini saab omavahel liidestada, nii et tööajad liiguksid registreerimisseadmest otse Personasse. Otsus selles osas on hetkel tegemata, vaatame seda võimalust lähiajal veelkord täpsemalt.

Iseteeninduse funktsioone me ei kasuta, sest tootmise inimestel ei ole oskusi ega soovi ise programmis midagi teha.

Mitu inimest programmi kasutab?

Praegu kasutan Personat vaid mina. Lähiajal viime kõik töölepingud ning nende muudatused programmi sisse ja siis saab ka tegevjuht Personas nendele ligipääsu.

Kui liidestame Begini, siis lisandub veel tootmisjuht. Seega meie tiim ei ole suur.

Kuidas hindate senist kasutuskogemust?

Oleme Personat kasutatud praeguseks veidi üle ühe kuu ja selles on tehtud kaks palgaarvestust.

Eelmisega programmiga võrreldes on enamus asju erinevad, seda positiivses mõttes.

• Ekraanipilt on hästi loetav – silmad ei väsi ära.
• Ei pea midagi arvutisse laadima, süsteem on pilvepõhine ja saan ükskõik kust sisse logida.
• Aruannete võtmine on väga hea – puu on selgelt lahterdatud ja lihtne on vajalikku leida. Eelmises ei olnud aruannete nimed inimkeeli arusaadavad ja ilma konsultandi abita oli keeruline orienteeruda.
• Saan aruannete seaded salvestada, et neid hiljem uuesti kasutada; saan veergusid lisada ja eemaldada.
• Aruanded saab tõmmata Excelisse ja seal edasi töödelda. Selline vajadus tekkis palgakulu vaatamiseks osakondade lõikes. Selleks võtsime Personas kasutusele “projekti” ja “objekti” dimensioonid.
• Klienditugi on hea. Eelmise programmi tugi sageli ei osanud kohe vastata, öeldi, et peab uurima. Nüüd saan vastused kohe, nii kirjutades kui helistades.

Ajakokkuhoid võrreldes eelmise programmiga on ilmne. Praegu oleme alles alguses ja asjad on seadistamisel. Kui kõik paigas, siis hinnanguliselt võib aja kokkuhoid olla kolmekordne.

Kas kasutasite ka koolitust?

Jah, koolitust kasutasin üks kord 1,5 tundi. See on täiesti piisav väikese ettevõtte tööga alustamiseks. Koolitusel sain ka viited Persona “Abi” sektsiooni, kus on head piltidega juhendid. Hakkasin õpitut kohe kasutama.

Pigem tasub kulutada alguses aega seadistustele ja küsida hästi palju, siis on pärast töö lihtne ja kiire. Ise pusides läheb kaua aega ja valesti tehes hakkavad vead korduma.

Kas Personale pandud ootused on end õigustanud? Soovitaksite seda ka teistele sarnastele ettevõtetele?

Soovitan kindlasti.

Eelmise programmiga võrreldes on mul palju lihtsam teha muudatusi oma valikutes, näiteks aruannetes. Ma pole ise eriti IT inimene ja eelmises programmis oli ülimalt ebamugav baasmuudatusi teha, sest need pidi kirjutama koodi. Nüüd saan teha muudatused, vaadata kuidas need toimivad, ja kui midagi on valesti, siis uuesti teha.

Programmi enese funktsioonidele lisaks tahan eriti esile tõsta, et on olemas eestikeelne klienditugi. Mul on nii varasemast ajast kui praegusest kogemus lisaks veel 3-4 personali-, finants- ja tootmisprogrammiga. Nendega võrreldes on Persona tugi parim. Helistades on küll mõnikord järjekord, aga vastuse saan kohe!

Samuti soovitan alustades võtta koolitust ja seda just vahetult enne palgaarvestuse tegemist. Siis on kõik värskelt meeles.

Ma lootsin saada paremat programmi, kui oli eelmine, aga olen saanud loodetust veelgi rohkem!

Kui ka Sinu ettevõtte vajab mugavat ja turvalist personali- ja palgaarvestuse, tööaja planeerimise ja registreerimine ning puhkuste haldamise tarkvara, siis võta meiega ühendust ja tutvu Personaga!