Maalehes ilmus 8. veebruaril 2023 artikkel, kus käsitleti omavalitsuste vähest suutlikkust digitaliseerimise osas. Selles esitatud väited ja järeldused põhinevad Linnade ja Valdade liidu tellitud uuringul omavalitsuste digipädevuse kohta.
Artikkel inspireeris meid jagama oma senist kogemust ja edasisi plaane, mis Fujitsu Estonia ERP meeskonnal on KOV-idele mõeldud integreeritud finantstarkvara arendamisel.
Fujitsu Estonia pakub tarkvara, mis äsja võeti kasutusele Saue vallas ja peatselt rakendatakse Rae vallas. Tegemist on Microsoft Dynamics 365 Business Centrali baasil loodud erilahendusega Eesti omavalitsustele.
Millist väärtust see lahendus vallale pakub?
– Liidestab erinevad omavalitsuse põhiprotsesside haldamise tarkvarad (Arno, Spoku, Veera, personali- ja palgatarkvara, rahvastikuregister, EHIS jms). Nii luuakse finantspoolega seotud automatiseeritud töövood.
– Vabastab töötajad korduvatest andmesisestustest, eri süsteemide vahel käsitsi importide ja eksportide tegemisest, mis on ajakulukad ja loovad suure riski vigade tekkimiseks.
– Tarkvara põhineb pilvetehnoloogial ja on majutatud Eesti riigipilves. See võimaldab seda vajaduse kohaselt üles või alla skaleerida – kasutusmahtu suurendada või vähendada. Samuti tähendab see, et vallal pole vaja hankida ja hooldada oma servereid, mis nõuab nii spetsiifilisi teadmisi kui ka rahalisi vahendeid.
– Paraneb kontroll ja läbipaistvus finantstehingutes, sest väljamakseid, laekumisi ja võlgnevusi on võimalik väga täpselt jälgida.
Saue valla arendusjuht Indrek Eensaar ütleb: “Sellest lahendusest tuleb suurim kasu siis, kui ka teised süsteemid liidestada Business Centraliga ja muuta infovahetus nende vahel automaatseks. Inimtööjõu kokkuhoid on meie jaoks üks suuremaid võidu kohti. Arvestades menetluste mahtu, ei oleks praeguse töötajate arvuga meil enam võimalik hakkama saada, kui ei kasutataks automatiseerimist.”
Esimese kahe valla juurutuskogemusi arvestades on Fujitsul kohe valmimas äpid, mida ka teistel valdadel on võimalik lihtsa vaevaga kasutusele võtta. Neis on juba arvestatud omavalitsuste konkreetsete vajadustega. See tähendab, et need saab kasutusele võtta ka seal, kus omavalitsuse kohapealne digikompetents on tagasihoidlik.
Saue valla finantsjuht Mart Martinson ütleb: “Järgmise omavalitsusena on Business Centrali juurutus alanud Rae vallas. Kui ka seal jõutakse umbes sama kaugele kui meil, siis nendega koos asju arutades tuleb kindlasti veel uusi mõtteid täienduste osas. Kõik omavalitsused on veidi erinevad ja ka näevad asju erinevalt. Fujitsu roll selles on olla ühtlustaja ja pakkuda välja lahedusi, et igaüks ei teeks “oma asja”.”
Sellega haakub hästi Luukas Ilvese repliik Maalehe artiklis: “Eesti KOV-dele saadaval olevad ressursid on piisavad, et üheskoos tagada häid lahendusi ja teenuseid. Keskselt suudame kõige efektiivsemalt tuge pakkuda siis, kui omavalitsustel tekib ühine vaade ärinõuetele.“
Just sellest mõtteviisist lähtume Fujitsus KOV-idele mõeldud Business Centrali arendamisel ning ootame seda ka kliendi ehk valdade poolt. Nimelt püüame arvesse võtta erinevate omavalitsuste vajadusi ning luua nende põhjal standardiseeritud tarkvara, mille saab mõistliku pingutusega kasutusele võtta ka seal, kus valla enda suutlikkus IT projetide tellimisel ja teostamise ole kõige suurem.
Uuringut kommenteerides märkis üks selle autoreist, analüütik Hille Hinsberg järgmist: “Mõni omavalitsus suudab ka ühe võimeka inimese abil IT-süsteemid korras hoida. Tema peal on nii haldamine kui andmekaitse, pädevus on olemas, lepingutest on ülevaade ja sama inimene võib olla veel ka vallasekretär.“
Loomulikult tuleb tunnustada seda võimekat inimest, kelle najal IT süsteem püsti püsib – eriti võrreldes olukorraga, kus ka seda üht inimest ei ole – kuid väga oluline on siin mõista kaasnevaid riske.
Mis saab valla IT süsteemidest, kui see üks inimene haigestub või otsustab töölt lahkuda? Ja kas kõike ise haldav inimene on selle tegevuse ka protsessidena kirjaldanud ja dokumenteerinud, et seda oleks võimalik kellelegi üle anda, olgu selleks siis kolleeg või väline teenusepakkuja? Arvestades seda, kui paljude inimeste elu valla poolt pakutavad teenused mõjutavad, peaks selline risk olema selgesti teadvustatud ja maandatud.
Lisaks kompetentsi, raha ja aja nappusele on omavalitsustes digitaliseerimise teel veel üks takistus – harjumused ja hoiakud. Ja see ei ole sugugi KOV-ide eripära, vaid väga levinud paljudes organisatsioonides.
Arutledes Saue valla arendusjuhi Indrek Eensaarega sealse juurutuse õppetundide ning soovituste üle, märkis ta: “Automatiseerimisel ja protsesside lihtsustamisel takerdutakse sageli juriidiliste nüansside taha. Töötajad paraku tahavad sageli töötada „paberil“ ja nii „nagu kogu aeg on asju tehtud“ – selle vastuseisuga tuleb palju tööd teha.” ”
Seega peaksid digitaliseerimisega algust tegeva valla juhid juba eelnevalt mõtlema muutuste juhtimise viisidele ning selle jaoks ka aega ja tähelepanu varuma. Elu on näidanud, et IT projekti juures võib kriitiliseks osutuda just inimfaktor, mitte ainult tehnoloogia ise.
