2020. aasta sügisel võeti Tallinna Tehnikaülikooli Spordiklubis kasutusele MS Dynamics NAV jaoks Eestis loodud moodulid Palk365 ja Personal365.
Juurutusest ja selle tulemustest räägivad Tallinna Tehnikaülikooli Spordiklubi raamatupidaja Rita Pukk ja Fujitsu Estonia konsultant Merilin Kaselaid.
TalTech´i Spordiklubi on eraldiseisev juriidiline isik, vormilt MTÜ, mille asutajaliige on TalTech. Finantsarvestuse mõttes on spordiklubi ülikooli konsolideerimisgruppi kuuluv üksus, kus töötab 20 inimest.
Rita Pukk:
Varem toimus NAVis vaid finantsarvestus, palga- ja personaliarvestuse osa kasutusel ei olnud. Palgaarvestust tegin Excelis ja töölepinguid hoidsime allkirjastatud failidena võrgukettal.
Spordiklubi palgaarvestus on väikesemahuline ja lihtne. Töötajad on kuupalgalised, tööajatabeleid ei peeta. Tunniarvestust peetakse graafiku alusel töötavate töötajate osas (nt administraatorid ja hooldusmeistrid). Graafikuid koostatakse peamiselt normtundide arvepidamiseks. Lisatasusid meil üldiselt ei ole, välja arvatud vaid üksikutel juhtudel – näteks täiendav tasu riigipühadel töötamise eest. Tegime seda seni käsitsi. NAVis on selline arvestus automatiseeritud ja väga mugav, tuleb vaid sisestada tundide arv.
Rita Pukk:
Excel on iseenesest väga hea töövahend. Siiski tähendas see suuremat ajakulu ja eksimise riski nii palgaarvestuses kui pearaamatukannete tegemisel.
Eks inimliku eksimuse risk jääb ka NAVis, kuid see on siiski minimaalne. Kui algandmed on õiged, siis ei tohiks põhimõtteliselt vigu tekkida, kuna kõik on automatiseeritud.
Rita Pukk:
Teisi valikuid meil ei saanudki olla, kuna oleme ülikooli konsolideerimisgruppi kuuluv üksus, kus juba aastaid on kasutusel NAV. See oli lihtsalt aja küsimus, millal jõutakse ka spordiklubis NAVi palga- ja personalimoodul kasutusele võtta.
Rita Pukk:
Olen koostööga väga rahul.
Kuna mooduli põhiline juurutus oli ülikoolis juba tehtud, siis meil oli vaja moodul lihtsalt kasutusele võtta – sisestada töötajate andmed ja hakata palka arvestama. Meie koostöö langes pandeemia aega ja seetõttu sain meie konsultandi Meriliniga kohtuda ehk üldse paar korda. Töötoad tegime Teamsi vahendusel. Väiksem nö juurutus hõlmas spetsiaalselt meile tehtud arendust mõni kuu tagasi, kui saime riigilt (seoses COVID-i piirangutega) palgatoetust. Selle korrektne arvestamine käsitsi oleks olnud tülikas.
Kuna olen hetkel programmi ainus kasutaja, siis spordiklubist rohkem inimesi tegevustesse kaasatud ei olnud.
Merilin Kaselaid:
Tahan välja tuua, et väiksematel klientidel, kes on harjunud tarkvaradega, kus kõik on ette seadistatud ja kasutamisvalmis juba konto avamisel, tekib mõnikord küsimus, misasi üldse on juurutus.
NAV ja selle uuem versioon Business Central ei ole “karbist võttes” kohe kasutusvalmis, vaid vajab tööle rakendamiseks alati rohkem või vähem partneri abi.
Suures plaanis kujutab juurutus väikese kliendi puhul õpetamist, andmete sisestamist ja süsteemi seadistamist.
TalTechi Spordiklubiga kulus selleks aega umbes 2 kuud. Oleks saanud teha ka kiiremini, aga hajutasime töötoad teadlikult pikemale perioodile, et oleks aega sisse elada.
Omalt poolt alustasime info kogumisega praeguse tööprotsessi, personalihalduse praktikate ja palgaarvestuse põhimõtete kohta, samuti vajaliku aruandluse kohta. Tegime selgeks, mis on praeguse tööviisi puudused ning millised on ootustest uuele süsteemile. Sellele järgnesid töötoad koos kasutajaga, mille käigus seadistasime tarkvara vastavalt vajadustele, viisime sisse andmed ja toimus kasutaja koolitus.
Antud juhul oli vaja isegi lihtsustada mõningaid protsesse, mis tulid üle TalTechi kui emaettevõtte keerukast süsteemist.
Rita Pukk:
Kõik on sujunud hästi. Merilin on peale live´i minekut jooksva kasutajatoena vajadusel alati olemas olnud.
Merilin Kaselaid:
Live´i minekust peale, viimase poole aasta jooksul, oleme iga kuu teinud ühe pooletunnise kuni tunnise Teamsi kõne ja koos üle vaadanud ning läbi teinud erisusi, mille juures on vaja veidi nõustamist. Kõik muu töötab hästi ja mingeid tõrkeid ei ole.
Tegelikult ongi juurutus lihtne, kui kliendi poolt on partneriks inimene, kes on ise valmis uuele süsteemile üle minema ja tahab seda kasutama hakata. Soov koostööd teha ja uut töövahendit tundma õppida on tarkvara projektides oluline komponent. Antud juhul oli see suurepärane.
