AVALIK SEKTORMAJANDUSTARKVARATalTech spordiklubi
Foto: TalTech

NAV Palk ja Personal365 juurutus TalTech´i Spordiklubis: andmete turvalisus tagatud ja palgaarvestus kordades kiirenenud

2020. aasta sügisel võeti Tallinna Tehnikaülikooli Spordiklubis kasutusele MS Dynamics NAV jaoks Eestis loodud moodulid Palk365 ja Personal365.
Juurutusest ja selle tulemustest räägivad Tallinna Tehnikaülikooli Spordiklubi raamatupidaja Rita Pukk ja Fujitsu Estonia konsultant Merilin Kaselaid.
TalTech´i Spordiklubi on eraldiseisev juriidiline isik, vormilt MTÜ, mille asutajaliige on TalTech. Finantsarvestuse mõttes on spordiklubi ülikooli konsolideerimisgruppi kuuluv üksus, kus töötab 20 inimest.

Milline oli varasem personalitöö ja palgaarvestuse praktika?

Rita Pukk:
Varem toimus NAVis vaid finantsarvestus, palga- ja personaliarvestuse osa kasutusel ei olnud. Palgaarvestust tegin Excelis ja töölepinguid hoidsime allkirjastatud failidena võrgukettal.
Spordiklubi palgaarvestus on väikesemahuline ja lihtne. Töötajad on kuupalgalised, tööajatabeleid ei peeta. Tunniarvestust peetakse graafiku alusel töötavate töötajate osas (nt administraatorid ja hooldusmeistrid). Graafikuid koostatakse peamiselt normtundide arvepidamiseks. Lisatasusid meil üldiselt ei ole, välja arvatud vaid üksikutel juhtudel – näteks täiendav tasu riigipühadel töötamise eest. Tegime seda seni käsitsi. NAVis on selline arvestus automatiseeritud ja väga mugav, tuleb vaid sisestada tundide arv.

Mis oli Exceliga töötamise juures probleemiks?

Rita Pukk:
Excel on iseenesest väga hea töövahend. Siiski tähendas see suuremat ajakulu ja eksimise riski nii palgaarvestuses kui pearaamatukannete tegemisel.
Eks inimliku eksimuse risk jääb ka NAVis, kuid see on siiski minimaalne. Kui algandmed on õiged, siis ei tohiks põhimõtteliselt vigu tekkida, kuna kõik on automatiseeritud.

Millistel kaalutlustel valisite just NAVi Palga ja Personali lahenduse?

Rita Pukk:
Teisi valikuid meil ei saanudki olla, kuna oleme ülikooli konsolideerimisgruppi kuuluv üksus, kus juba aastaid on kasutusel NAV. See oli lihtsalt aja küsimus, millal jõutakse ka spordiklubis NAVi palga- ja personalimoodul kasutusele võtta.

Kuidas kulges koostöö juurutuse ajal?

Rita Pukk:
Olen koostööga väga rahul.
Kuna mooduli põhiline juurutus oli ülikoolis juba tehtud, siis meil oli vaja moodul lihtsalt kasutusele võtta – sisestada töötajate andmed ja hakata palka arvestama. Meie koostöö langes pandeemia aega ja seetõttu sain meie konsultandi Meriliniga kohtuda ehk üldse paar korda. Töötoad tegime Teamsi vahendusel. Väiksem nö juurutus hõlmas spetsiaalselt meile tehtud arendust mõni kuu tagasi, kui saime riigilt (seoses COVID-i piirangutega) palgatoetust. Selle korrektne arvestamine käsitsi oleks olnud tülikas.
Kuna olen hetkel programmi ainus kasutaja, siis spordiklubist rohkem inimesi tegevustesse kaasatud ei olnud.
Merilin Kaselaid:
Tahan välja tuua, et väiksematel klientidel, kes on harjunud tarkvaradega, kus kõik on ette seadistatud ja kasutamisvalmis juba konto avamisel, tekib mõnikord küsimus, misasi üldse on juurutus.
NAV ja selle uuem versioon Business Central ei ole “karbist võttes” kohe kasutusvalmis, vaid vajab tööle rakendamiseks alati rohkem või vähem partneri abi.
Suures plaanis kujutab juurutus väikese kliendi puhul õpetamist, andmete sisestamist ja süsteemi seadistamist.
TalTechi Spordiklubiga kulus selleks aega umbes 2 kuud. Oleks saanud teha ka kiiremini, aga hajutasime töötoad teadlikult pikemale perioodile, et oleks aega sisse elada.
Omalt poolt alustasime info kogumisega praeguse tööprotsessi, personalihalduse praktikate ja palgaarvestuse põhimõtete kohta, samuti vajaliku aruandluse kohta. Tegime selgeks, mis on praeguse tööviisi puudused ning millised on ootustest uuele süsteemile. Sellele järgnesid töötoad koos kasutajaga, mille käigus seadistasime tarkvara vastavalt vajadustele, viisime sisse andmed ja toimus kasutaja koolitus.
Antud juhul oli vaja isegi lihtsustada mõningaid protsesse, mis tulid üle TalTechi kui emaettevõtte keerukast süsteemist.

Kuidas on lahendus tööle hakanud?

Rita Pukk:
Kõik on sujunud hästi. Merilin on peale live´i minekut  jooksva kasutajatoena vajadusel alati olemas olnud.
Merilin Kaselaid:
Live´i minekust peale, viimase poole aasta jooksul, oleme iga kuu teinud ühe pooletunnise kuni tunnise Teamsi kõne ja koos üle vaadanud ning läbi teinud erisusi, mille juures on vaja veidi nõustamist. Kõik muu töötab hästi ja mingeid tõrkeid ei ole.
Tegelikult ongi juurutus lihtne, kui kliendi poolt on partneriks inimene, kes on ise valmis uuele süsteemile üle minema ja tahab seda kasutama hakata. Soov koostööd teha ja uut töövahendit tundma õppida on tarkvara projektides oluline komponent. Antud juhul oli see suurepärane.

Mis kasu on NAVi Palga ja Personali kasutuselevõtt teile toonud?

Rita Pukk:
Palga- ja personalimooduli kasutuselevõtmisest oleme saanud järgmist kasu:
  • Tänu automatiseeritud protsessile vähenes palgaarvestusele kuluv aeg ja võimalike vigade tekkimise risk – kui algandmed korrektselt sisestatud, siis palgaarvestus; kannete ning väljamaksete tegemine vaid minutite küsimus. Varem läks sama töö peale ikka mõni tund.
  • Töötajaga seotud dokumentide ja andmete haldamise ja säilitamise töövoog sai täiustatud ning paranes andmete säilitamise kvaliteet – nüüd on tekkinud ühtne töötajate andmebaas, mis on vastavuses TÖRi andmetega. Kuna NAVis saab töötaja kaardile lisada erinevate laienditega dokumendifaile (digidic, pdf), siis on isikuandmete haldamine ja säilitamine muudetud turvalisemaks.
  • Mitmekülgne aruandlus – NAVis on loodud mitmeid aruandevorme, tänu millele saab kiirelt ülevaate palgakuludest soovitud perioodist ja ajahetkel; erinevate dimensioonide võimalused.
  • Meeldib kasutamise mugavus – iga programm nõuab õppimist ja harjumist. Kes on varem kasutanud mõnd lihtsamat programmi, siis neile võin öelda, et karta pole põhjust – NAV on eestikeelne, seosed on loogilised ja teadmised ning kogemus tulevad üsna kiirelt. Sõltub ainult, kuivõrd ollakse valmis vana uue vastu välja vahetama…

Kas midagi on kavas veel täiendada?

Rita Pukk:
Lahenduse täiendamise osas ei ole hetkel plaane, pigem võiks mõelda, milliseid programmi olemasolevaid võimalusi saaks kasutada tööprotsesside lihtsustamiseks ja tõhusamaks muutmiseks.

Kas näete NAVi ning selle juurde kuuluva Palga ja Personaliprogrammi juures ka puudusi?

Rita Pukk:
Kasutaja poolelt ei ole kindlasti mingeid vastuväiteid. NAVi palga-ja personalimoodulis on väga palju funktsioone ja võimalusi, potentsiaalsel kasutajal on vaja eeskätt läbi mõelda, mida tulenevalt enda vajadusetest kasutama hakata.
Merilin Kaselaid:
Meie kogemuste kohaselt kerkib väiksematel ettevõtetel üles investeeringu suuruse ja tasuvuse küsimus. Sellele peab lähenema ratsionaalselt, võrreldes alternatiivide juures kõiki kaasnevaid kulusid pikema perioodi, näiteks 5 aasta peale. Kindlasti on vaja mõelda tulevikule, mitte vaid praeguse hetke probleemidele. Kui ettevõte näeb ette kiiret arengut ja soovib olla kindel, et tarkvara on võimelike kasvama koos ettevõtte vajadustega, siis on NAV/ Business Central hea valik.
Sageli võetakse see programm kasutusele sellistes väiksemates ettevõtetes, mis on grupi või kontserni osad. Eesmärk on siis kasutada ühtset tarkvara kõigis üksustes ja konsolideerida üle grupi.

Uued postitused meie blogis

Fujitsu Estonia AS
Mustamäe tee 16,
10617 Tallinn
info[at]ee.fujitsu.com
+372 627 2300

Fujitsu Eesti Blogi

Fujitsu Estonia AS
Mustamäe tee 16,
10617 Tallinn
info[at]ee.fujitsu.com
+372 627 2300

Fujitsu Eesti Blogi