Kerti Kuškis, KEVILI raamatupidaja:
„Põllumeestest ettevõtjad seisavad silmitsi erinevate väljakutsetega. Üha enam on kvaliteediga seotud ja regulatiivseid nõudeid, palju on paberimajandust. Tuleb jälgida börsihindasid ja võtta vastu otsuseid reaalajas. Tuleb erinevaid süsteeme digitaliseerida ja moderniseerida.
Nende arengute valguses peab ka põllumajandusühistu oma tegevust ümber hindama ja looma nii oma liikmetest põllumajandustootjatele kui ka tarbijatele üha suuremat väärtust.“
KEVILI on Eesti suurim teravilja- ja rapsikasvatajate ühistu, mille liikmeteks on 2021. aasta maikuu seisuga 152 vilja- ja rapsikasvatajat. Liikmed tegutsevad üle Eesti, nende kasutada on 80 000 ha haritavat maad.
KEVILI-le kuuluvad kaks suurimat põllumeeste endi poolt rajatud viljaterminali, üks Roodeväljal ja teine Rõngus, mis mahutavad kokku ca 100 000 tonni teravilja.
Kevili tegevus jaguneb kaheks peamiseks suunaks:
1) põllumeestelt ostetakse kokku ja turustatakse nende poolt toodetav vili, raps ja heintaimed;
2) põllumeestele müüakse neile tootmiseks vajalikke materjale, peamiselt väetisi ja taimekaitsevahendeid.
Aasta aastalt on toimunud kasv mõlemal suunal – suurenenud on nii vahendatavate tarvikute kui ka saakide mahud.
Lisaks pakutakse vilja hoiustamise võimalusi, koolitusi ja konsultatsioone.
KEVILI soov oli hankida ühtne uus majandustarkvara, kus ladu, finantsid, ost ja müük oleksid ühes süsteemis koos.
Selle juurde oli vaja liidestada mugav ja lihtne iseteeninduskeskkond, mida saaksid kasutada terminalide töötajad ja liikmed neid puudutavate protsesside haldamiseks ilma, et nad peaksid töötama otse majandustarkvaras.
Seni kasutas KEVILI ostu-müügi, lao ja raamatupidamise jaoks eraldiseisvaid tarkvarasid, mis ei olnud omavahel ühendatud ja mis hakkasid ajale jalgu jääma. Suures osas toimus infovahetus e-maili teel.
Lisaks ühtse majandustarkvara hankimisele soovis põllumajandusühistu uuendada saatelehtede ning lepingutega seotud protsesse. Eesmärk oli täielikult ära kaotada paberil saatelehed, lepingud, arved ning hallata täpselt lepinguid ja nende staatusi.
Lepingud liikusid varem e-meili teel ja nende jaoks ei olnud ühtset haldust, kus oleks näiteks näha, kas leping on allkirjastatud või mitte.
Paberil saatelehtedelt oli vaja andmeid korduvalt käsitsi sisestada eri süsteemidesse, mis oli ajamahukas ja vigade tekkimise võimalus oli suur.
Koostöös Fujitsuga juurutati KEVILI-s majandustarkvara MS Dynamics 365 Business Central.
Kui varem olid ladu ja raamatupidamine eraldi tarkvaras (Ladu 20 ja Werp), siis Business Centralis on nad seotud. Arved sisestatakse vaid üks kord. Kui laos midagi muutub, muutub ka raamatupidamises. See tähendab, et kogu äritegevusest on igal hetkel olemas selge pilt ka finantsilises vaates.
Business Centralisse on juurde ehitatud lepingute halduse osa, kus on näha kõigi lepingute staatus ja kus on ettevalmistatud põhjad lepingute sõlmimiseks. Lepinguid saavad liikmed allkirjastada otse iseteeninduses ja peale seda liigub leping automaatselt Business Centralisse tagasi.
ERP-tarkvara seoti veebipõhise iseteenindusplatvormiga – see on lihtsate vaadete ja funktsioonidega töövahend liikmete ja terminalitöötajate jaoks.
Viljaterminali töötaja saab iseteenindusportaali kaudu viljakoormaid sisse võtta ja väljastada; vormistada ladude vahelist ja ühe lao sisesest alustevahelist liikumist.
Sisendite terminali töötaja saab samas vastu võtta hankijatelt ostetud kaupu ning hiljem komplekteerida nende väljastusi põllumeestele – trükkida komplekteerimis- ja saatelehti.
Iseteeninduse peamised eelised ühistu töö seisukohast on selle kasutamise lihtsus võrreldes tööga Business Centralis ning kokkuhoid litsentsikuludelt. Nimelt ei ole iseteenindust kasutades vaja igal töötajal omada Business Centrali litsentsi.
ERP-tarkvara seoti elektroonilise veoselehe infosüsteemiga Waybiller.
Waybiller on elektrooniliste saatelehtede süsteem, mis asendab paberil saatelehed ning vajaduse neil olevat infot korduvalt eri süsteemidesse sisestada.
Liikmed saavad nüüd mugavalt tellida viljaveo Waybilleri kaudu, seal luuakse digitaalne veoseleht ja läbi liidestuse tuleb info otse Business Centralisse. Sealt omakorda liigub veose info iseteenindusse, mida näevad nii terminali töötajad kui ühistu liikmed.
Digitaliseeritud on veotellimused, saatelehed, lepingud, tarned ja arved.
Inimliku eksimuse võimalus dokumentide koostamisel on viidud minimaalseks. Jääb ära paljude andmete mitmekordne käsitsi sisestamine terminalide ja ühistu töötajate poolt.
Kerti Kuškis:
„Business Central on võimaldanud meil suure osa liikmete teenindusest digitaliseerida.
Suurim väärtus on see, et kõik asjad jooksevad kokku ühte süsteemi ja kõigil osapooltel on reaalajas juurdepääs teabele. See on aidanud meil oma tegevuse ümber kujundada ning töötajatel keskenduda paberimajanduse asemel rohkem tegevustele, mis teenivad liikmete huve.
Me võime juba täna öelda, et Business Central aitab meil kiiremini saavutada oma kasvueesmärke.“
Veoselehtede digitaliseerimine ja Waybilleri liidestus Business Centraliga kiirendas kogu logistika protsessi.
Kiire ja paindlik logistika on täna KEVILI üks eeliseid turul. Terminalid asuvad Rõngus ja Roodeväljal ning ühes terminalis suudetakse vastu võtta maksimaalselt kuni 400 tonni vilja tunnis ehk ca 16 veoautotäit.
Varem pidi sisestatud koormaid käsitsi Ladu 20-s sisse võtma, määratledes selle juures, mis tehinguga on tegemist (ost, väljastus, ladude vaheline liikumine). Nüüd tuleb Waybillerist kohe kaasa õige tehingu liik ja info liigub automaatselt. Kui iseteeninduses koorem kinnitatakse, siis NAVis moodustub kohe konteeritud tellimus. Käsitsi importimine kadus ära.
Tänu Waybillerile on nüüdseks liigutud paberil saatelehtedelt digitaalsetele saatelehtedele ehk e-veoselehtedele. 2020. aasta juulis alanud viljahooajal tehti e-veoselehega juba ca 78% vedudest. Digitaalne veotellimus võimaldab kogu veo ette ära planeerida – määrata lähtekoha, sihtkoha, sortimendi jms., nii et autojuhil jääb üle vaid valida korrektne tellimus ja sõitu alustada.
Kõige sellega on kaasnenud paberisääst ja ajavõit. Info liigub reaalajas kõikide osapoolte – saatja, vedaja, vastuvõtja vahel. Väheneb vaidluste tekkimise võimalus veose üksikasjade üle. On olemas põhjalik aruandlus kõikide tehtud veoste kohta.
Business Centralis on jooksev täpne info kokkuostetud vilja kogustest ja kvaliteedist.
Business Centralisse loodud lahendus automatiseerib vilja koguste arvelevõtmise ning kvaliteedi määramise. Kõik terminalides toimuvad protsessid kajastatakse koheselt Business Centralis, ilma et infot peaks uuesti sisestama.
Kui seni tehti terminali saabunud viljakoormast analüüsid ning vastavalt kvaliteedinäitajatele määras laborant vilja kategooria, siis nüüd omistab programm kategooria automaatselt peale näitajate sisestamist.
Saabuv vili läheb laos kindlasse asukohta (tünni) ja programm peab jooksvalt arvestust iga tünni keskmise kvaliteedi kohta. See info on kohe nähtav nii ühistule kui ka põllumeestele endile. Varem peeti kvaliteedi arvestust terminalides käsitsi (kaalude abil) ja kokkuvõtteid tehti teatud perioodide tagant.
Igal liikmel on reaalajas täpne ülevaade oma tehingutest tänu digitaliseeritud lepingute haldusele.
Lepingud koostatakse Business Centralis, kus on töö kiirendamiseks ette valmistatud põhjad. Liikmed saavad lepinguid allkirjastada otse iseteeninduses. Seejärel liigub leping automaatselt Business Centralisse tagasi.
Iseteeninduses saavad liikmed jälgida oma saagi ehk vilja müügiks sõlmitud lepinguid, mahtusid ja tingimusi, ning näha, kui palju kokkulepitud kogusest nad on juba ühistule müünud.
Samuti näeb endaga seotud viljakoormate andmeid – saatelehti, kuupäevi, arveid, laboris analüüsitud vilja kvaliteedi näitajaid ja selle alusel määratud kategooriaid.
Viljatarnete hinnakokkulepete digitaliseerimine
Järgmise sammuna on plaanis süsteemi arendada nii, et põllumehed saaksid enda poolt müüdava vilja hinda fikseerida reaalajas.
Nimelt on vili börsikaup ja selle hind on muutuv. Viljasaak on soovitav müüa mitmes osas, et maandada hinnakõikumistest tulenevat riski. Tulevane saak müüakse eelkokkulepete kaudu ära juba kaua aega enne selle valmimist. Näiteks kui 2020. aasta saagi koristus algas juulikuus, siis selle müügihindu sai fikseerida juba 2019. aasta oktoobrist alates.
Praegu toimub KEVILI-s viljahindade fikseerimine nii, et iga päev saadab ühistu liikmetele e-maili ja SMS-i teel hinnakirjad välja päeval kell 14 – selleks ajaks on maailmas börsid avatud ja hinnad nähtavad. Kella 14 ja 16 vahel saadavad liikmed on vastused samuti emaili või SMS-i teel või ka helistades. KEVILI kontoris tehakse sellest kokkuvõte ja hakatakse soovitud hindu ning koguseid käsitsi lepingutele kandma.
Tulevikus peab börsihindu põllumeestele kuvama iseteenindusportaal, et nad saaksid neid jooksvalt ise jälgida, otsuseid teha ning oma tulevikutehingud fikseerida.
See kaotaks vajaduse igapäevaselt hinnakirju välja saata, vastuseid kokku koguda ja käsitsi lepingutele kanda.
Hinna ja müüdava koguse kokkulepete sõlmimine reaalajas on selles äris oluline tegur ja selle automatiseerimine vähendaks tööaja kulu ning annaks vilja tootjatele suurema kontrolli oma tehingute üle.
