Mõtteid jagavad Ly Palang, Fujitsu Estonia erasektori kliendihaldur, Julia Ležeiko, Fujitsu Estonia ärilahenduste valdkonna juht ja Elvis Tilgar, Fujitsu Estonia kaasaegsete töökohateenuste juht.
Artikkel avaldati lühendatud kujul Äripäeva portaalis kaubandus.ee
Ly Palang, Fujitsu Estonia erasektori kliendihaldur: Üks oluline märksõna on protsesside optimeerimine ja manuaalsete tegevuste elimineerimine, samuti kogutud andmete kasutusele võtmine analüüsi tarbeks.
Andmete ärakasutamine uue väärtuse ja uute teenuste loomiseks on alles alguses.
Samuti tõuseb esile inimeste ressursi suunamine sinna, kus nende tegevus loob ärile väärtust. Igasugused rutiinsed toimingud tuleb asendada tehnoloogiliste lahendustega.
Julia Ležeiko, Fujitsu Estonia ärilahenduste valdkonna juht: Popid väljendid nagu tark tootmine, intelligentne tehnoloogia, digitaalne assistent, ennetav analüütika, tehisintellekt ja masinõpe hakkavad saama omale sisu ja praktilist rakendust.
Ja nüüdse tervisekriisiga on lisandunud veel üks aspekt: tehnoloogia peab aitama ettevõttel ellu jääda, andma sellele väga kiire kohanemisvõime.
Ly: Püütakse vältida tegevuste dubleerimist. Näiteks samade andmete sisestamisel eri süsteemidesse. Soovitakse vabaneda andmete edasi-tagasi saatmisest ja kooskõlastamist. Selline olukord tekib, kui äriprotsess on erinevate töötajate vahel osadeks jagatud, aga igaüks toimetab oma failidega või oma andmetega või oma juppidega ja kaob käest tervikpilt. Nii on raske teha otsuseid. Lisaks inimesed raiskavad oma tööaega, et sisestada ja parandada. Kliendid on täna juba teadlikud, et jah, seda me tahame muuta.
Abi on vaja väga praktilisel tasandil – kuidas seda teoks teha nii, et kasutajad oleksid kaasatud ja lahendusega rahul.
Julia: Äriliste nõudmiste vaates ma jagaks ettevõttete vajadused kaheks.
On ettevõtted, kellel täna veel puuduvad baas-süsteemid ja suur osa igapäevastest äriprotsessitest pole digitaliseeritud.
Teised on sellised, kellel baas-süsteemid ilusti paigas, suurem osa manuaalseid funktsioone asendatud IT-lahendustega – nemad pigem otsivad tehnoloogiaid, mis loovad neile konkurentsieelist.
Näiteks tootmises on tugevalt fookuses automatiseerimise ja digitaliseerimise initsiatiivid. Paljud IT-partnerid on valmis sellega aitama. Aga Eesti tootmine on valdavalt projektipõhine, pigem väiksed partiid ja eriprojektid, tooted, mida disainitakse konkreetse kliendi järgi. Seda automatiseerida on võrreldes masstootmisega keerukam.
Jaekaubanduses on samuti fookuses kõik, mis asendab inimressurssi. Tööjõu liikumine on suur, kogemusega töötajaid on keeruline leida. Kõik, mida teenindussaalis saab asendada IT-lahendustega, seda tehakse. Samas kõik, mis on tagatubades, näiteks ladudes või kontorites, on tehnoloogiliselt äärmiselt tagasihoidlik. Suured säravad ekraanid on teeninduspinnal, samas laos liigutatakse pabereid käest kätte, joostakse ringi ja otsitakse kaupa. Tagatubadesse pole hakatud investeerima, samas just see on tuleviku võimalus. Seal on võimalik kokku hoida.
Jaekaubanduse näitel peaksid baasprotsessid nagu laoarvestus, sisseostud ja kassaarvestus, kliendi iseteenindusteenus ja e-poed paigas olema. Aga konkurentsieelise loomiseks tuleb tähelepanu pöörata müügi prognoosimise lahendustele, et keeruliste mudelite abil tuvastada, kus on kaotatud müük ja kus on võimalused müüki kasvatada, tundes ja suunates klientide ostukäitumist.
Julia: Laias laastus jagunesid teemad kaheks:
1. kuidas kiiresti seada üles kodukontorid ja kaugtöö, kel see on võimalik;
2. kuidas hoida oma äri käimas uute reeglite järgi, sh. lisades kõikvõimalikke digiteenuseid.
Nägime seda, et paljudes ettevõtetes puudus tehniline valmisolek ja võimalus kodus töötada. Neil polnud sisuliselt võimalik midagi töökohalt kaasa võtta. Ehk siis töökoht pole mobiilne, see ei ole sülearvuti või mobiilne seade, töö e-mail pole sisevõrgust väljaspool kättesaadav jne.
Ilmnes, et paljudes kohtades, kus varem kaugtööd ei peetud üldse võimalikuks või seda ei soositud – näiteks koolid – võeti uued vahendid ja töömeetodid siiski kähku kasutusele, kuigi see oli raske. Olukord lihtsalt sundis muutuse barjäärist üle saama ja tegelikult toimus väga positiivne arenguhüpe.
Elvis Tilgar, Fujitsu Estonia kaasaegsete töökohateenuste juht: Ligipääsud, seadmed, litsentsid, turvalisus – seda kõike oli vaja ümber korraldada ja üle vaadata.
Teatud ressurssidest tekkis kiiresti puudus. Näiteks kui on ostetud 10 litsentsi, mis võimaldavad kasutada VPN´i vaid osadel inimestel ja aegajalt, siis sellest enam ei piisanud, sest nüüd peavad 50 töötajat pidevalt kodust töötama.
Palju lihtsam oli nendel, kellel peamised töövahendid on mobiilsed ja kaasaskantavad ning peamised tööprogrammid on pilves või siis VPN´i kaudu ligipääsetavad.
Samuti on küberturvalisus muutumas äärmiselt oluliseks.
Vajadus on tööriistade järele, mis võimaldavad tiimidel teha sisulist koostööd, mitte ainult teha kõnesid või näidata slaide.
Ly: Meie klienditeeninduse osakond, kes toetab IT- ja töökohahalduse osas paljusid suurkliente, koges viimastel kuudel, et inimestel pole oskust oma töökohta üles seada. Seda on teinud IT-spetsialist. Nüüd tekkis probleem, et kui oled oma kraami kaenlasse võtnud, siis kuidas kõik uuesti kokku ühendada.
See toob esile mõtte, et tehnoloogia tõhusaks kasutamiseks pole ainus eeldus selle olemasolu või puudumine, vaid ka kasutajate oskus ja tahe seda rakendada. On üsna levinud olukord, et ettevõtted on investeerinud kalli tarkvara ja litsentside hankimisse, aga kasutajad ei oska sellega kuigi palju peale hakata või pole selle juures algusest peale nende vajadusi arvestatud.
Ly: Just, uus väljakutse on workplace anywhere. Seni oli see pigem väheste privileeg, mis peaaegu üleöö muutus vajaduseks. Kuidas rakendada turvameetmeid ja millised lisaprogrammid või äpid on vajalikud, et olla tõhusalt ühenduses kolleegidega ja teha koostööd ka distantsilt. Kõik need vahendid peaksid olema vastastikku kokkusobivad ja katma kogu vajaduste spektri.
Uus tasakaal digitaalse suhtluse ja füüsilise koosviibimise vahel tuleb meil alles leida. Mõlemat on inimestele vaja, aga toimunu on andnud tohutu kiirenduse digitaalsete suhtluskanalite kasutuselevõtuks ka seal, kus varem peeti seda võimatuks.
Kaugtöö ja mobiilne töökoht võib ühelt poolt tähendada vähem töölähetusi ja reisimist, aga samuti võib see tähendada, et lähed paariks kuuks kuhugi hoopis kaugele ja teed tööd sealt.
Ehk vähenevad sellega ka tipptundide ummikud, kui saime aru, et tingimata pole vaja kella 9-ks kesklinna kontorisse sõita?
Juba on sellest esimesi märke – peale rangete piirangute lõdvendamist teatavad ettevõtted, et teenindus jääbki digitaalseks ja kontoreid (senises mahus) enam ei avata.
Julia: Ma soovitan juhtidel mõelda, kui õhukeseks läks tervisekriisi tulemusena piir pilve-tehnoloogia ja oma kohalike serverite kasutamise vahel. Pikaajaline arusaamine oli, et oma server on turvaline lahendus. Aga ühel päeval inimesed ei saanud enam tööd teha kontoris. Kogu turvalisus ja töökindlus seisnes varem sellel, et töötajad asuvad serveritega samas asukohas ning see on töökindel ja turvaline. Täna on serverid majas, aga töötajad mitte.
Ly: Tugiteenused võiks anda pigem majast välja, et paindlikult reageerida mahtude võimalikule muutumisele nii kasvu kui kahanemise suunas. See kehtib paljude teenuste osas – raamatupidamine, koristus, juristi teenus jne.
Kuna meie tegutseme IT valdkonnas, siis toome esile just selle poole. Firmasisene IT-ressurss võiks keskenduda ärispetsiifilistele arendustele ja konkurentsieeliste otsimisele koostöös firma teiste võtmeisikutega, et sellest kriisist edukalt välja tulla. Neid ei tasu kasutada sellist tüüpi probleemide lahendamisel, et keegi ei saa oma salasõna uuendatud või et klaviatuur ei tööta.
Elvis: Täna juhina ma mõtleksin tõesti hoolega, et kas toetavate teenuste jaoks, mis ei ole teie põhiäri, võtta tööle oma inimene või otsida turult teenusepakkuja. Viimasel variandil on rida plusse.
Esiteks paindlikkus ja skaleeritavus – kui ei kasuta, siis vähendad mahtu, kui laiened, saab kiiresti ressurssi juurde võtta.
Teiseks, kõigega, mis IT-halduse alal toimub, ei jõua olla kursis majas töötav inimene. Partneri kompetentside ja parimate praktikate kaasamine on siin ilmselt mõistlikum. Partner näeb ka seda, mis mujal toimub, omab kogemusi ja oskab nõu anda.
Soovitus juhtidele on, et rääkige oma IT-partneritega läbi kõik ootused ja vajadused!
Meie ise näeme Eesti mastaabis Microsoft 365 kasutuselevõttu ühe lahendusena just meeskonnatööle ja turvalisusele mõeldes, samuti tööprotsesside optimeerimiseks. Et poleks nii palju e-maile, et saaks infot lihtsasti sorteerida kasutades tehisintellekti tuge.
Samuti aja planeerimisel: näiteks et minu isiklik assistent annaks mulle teada, et Elvis, sa pead 15 minuti pärast jõudma trenni, aeg on sõitma hakata.
Ly: Toon välja veel ühe soovituse, mis pole otseselt seotud kriisiga, vaid on juba varem esile tõusma hakanud.
Läbi on saanud maailm, kus ettevõttel on üks probleem ja siis tuleb üks kõikvõimas konsultant, kes lahendab selle ära, sest ta teab rohkem. Tuleviku lahendusi luuakse koostöös, selle juures peavad olema arvestatud ärilised kaalutlused, tehnoloogilised võimalused ja kasutaja vajadused.
Maailm muutub nii kiiresti, et meil pole enam aega kõike enne ära õppida ja alles hiljem teostada. Kasutaja peab igal juhul olema loomise juures. Uute lahenduste leidmiseks ja mõtete korrastamiseks on just koostööline mõtteviis ainuõige.
Fujitsu on hakanud selleks kasutama Co-Creation töötubasid. See on lähenemine, mis erineb tavapärasest konsultatsiooni- või müügiprotsessist, kus ühel poolel on midagi pakkuda ja teisel poolel on vajadus ja kui need sobivalt kokku saavad, toimub väärtuse vahetamine.
Fujitsu on võtnud fookusesse inimkesksete tehnoloogiliste lahenduste loomise koos kliendiga ja koos lahenduse kasutajaga.
Teeme seda töötubade vormis, mis võimaldavad kõigil esmalt sügavalt aru saada probleemist või ülesandest. Sageli tuleb muuta oma vaatenurka ja konteksti, et ülesande olemusest aru saada. See on keerulisem kui esmapilgul tundub – nö. nipiga küsimus. Ülesande vale püstitamine juhib kahjuks ka lahenduse otsimise valesse suunda. Need töötoad võimaldavad kiiresti läbi mängida erinevaid mõttesuundi ja kiiresti valitud lahendusega edasi liikuda.
Erinevate osapoolte sisend on ülimalt oluline, et tegutseda ebakindlates, muutuvates tingimustes, kus pole üht õiget vastust ja pole võimalik kõiki asjaolusid arvestada. See on väga loominguline meetod, et tuua välja inimeste kollektiivne tarkus. Juhtidele annab see vahendi, et leida ja kaasata oma organisatsioonis varjatud potentsiaali.
