Saue vald on esimene omavalitsus Eestis, kes hakkas finantstarkvarana kasutama Microsoft Dynamics 365 Business Centralit, mille juurutas Fujitsu ERP meeskond.

Sellest kolm aastat tagasi alanud teekonnast ning ootustest ja tulemustest rääkisid Saue vallavalitsuse finantsjuht Mart Martinson, arendusosakonna juhataja Indrek Eensaar ning pearaamatupidaja Reet Sandvik. Järgnev lugu on kokkuvõte sellest vestlusringist.

Kui neli omavalitsust 2017. aastal praeguseks Saue vallaks liitusid, oli neis kõigis kasutusel sama raamatupidamistarkvara – PMen. Selgus aga, et selle tarkvara funktsionaalsus ei vasta ühinenud omavalitsuse vajadustele. Nii jõutigi otsusele, et on vaja hoopis uut tarkvara.

Mart Martinson: “Jõudsime järeldusele, et praegune tehnoloogiline platvorm on aegunud ja ei vasta kaasaegsetele tarkvaraarenduse suundadele näiteks pilvelahenduste ja veebipõhise töö osas. See oli arendatud väikese firma poolt ja tehnoloogilist arenguhüpet ei olnud tulemas – nägime selles enda jaoks riski.”

Laualt käis läbi mitmeid alternatiive, kuid need olid üsna sarnased olemasolevaga programmiga. Selle arusaama pealt formuleeriti ootused moodsa finantsarvestustarkvara jaoks keskmise suurusega organisatsioonis. Tarkvara leidmiseks kuulutati välja riigihange.

Senise tarkvara väljavahetamisega oli uues lahenduses vaja katta raamatupidamise ja finantsarvestuse protsessid ning personali- ja palgaarvestus.

Peamised nõuded ja ootused uuele tarkvarale olid sellised, mis võimaldaksid tööd oluliselt efektiivistada ja automatiseerida:

1. Pilvepõhine, ei asu meie serveris
2. Tsentraalselt hallatav
3. Töökindel masin-masin liides suhtlemiseks teiste tarkvaradega
4. Kaotab dubleerimise ja korduva käsitsi andmete sisestamise
5. Arenduste dokumenteerimine Jira keskkonnas

Mart Martinson: “Arvasime, et Business Central ei kvalifitseeru, kuna selle tookordne hinnatase ületas meile seatud piire. Olime seda küll vaadanud, aga pidasime pigem sobivaks suurettevõtetele.

Meile oli üllatus, et Business Centrali pakkumine tuli hankele ja osutus võitjaks. Praegu, nähes võimalusi, mida see tarkvara pakub, on meil selle üle hea meel.”

Arvestades omavalitsuse põhiprotsesse, ei ole Business Central kui ERP (Enterprise Resource Planning) süsteem valla tarkvarade ökosüsteemis kõige olulisem komponent.

Peamisteks omavalitsuse põhiprotsessi toetavateks lahendusteks on Spoku (selles toimub toetuste taotluste menetlemine ja maksmine) ning Arno (toimub hariduse ja huvihariduse valdkonna protsesside haldamine, sh lasteaiakohtade ning huvihariduse omaosaluse arvete menetlemine). Nii Spoku kui Arno (arendaja OÜ Piksel) on liidestatud Business Centraliga ning andmevahetus süsteemide vahel toimub mõlemas suunas automaatselt. Haridusvaldkond moodustab üldse suurima osa valla eelarve kulupoole mahust. Eelnimetatud Spoku baasil on loodud reklaamimaksu infosüsteem, mis samuti omab liidestust Business Centraliga.

Eelarvete koostamine ja täitmine ning selle avalikkusele kuvamine toimub Veera ja Microsoft PowerBI kombineeritud lahenduse abil.

Personali- ja palgaarvestuse lahendus jäi algselt planeeritud juurutusest siiski välja ja selle jaoks on nüüd kasutusel AS Andevis poolt arendatav Virosoft.

Business Central on tervikliku süsteemi üks osa ja keskendub just finantsarvestusele. Teised tarkvarad peavad olema sellega liidestatud, et saavutada efektiivsuse tõusu ja automatiseeritust. Ilma info liikumiseta ei ole võimalik vabaneda käsitööst ning saavutada maksimaalset tulemust.

Saue vallas on vallavalitsuse ja allasutuste raamatupidamine ja finantsarvestus tsentraliseeritud. Küll aga jätkavad tütarettevõtted praegu veel eraldi raamatupidamisega. Hetkel ei ole nende Business Centralisse liitmiseks ka kriitilist vajadust.

Tarkvara võeti kasutusele 2021. aasta alguses ja sellele järgnes umbes poolteise aasta pikkune seadistuste ning täienduste periood. 2022. aasta suveks oli saavutatud ootustele vastav funktsionaalsus ja kasutatavus.

Valla teised põhiprotsesse toetavad infosüsteemid (Spoku ja Arno) on nüüd Business Centraliga liidestatud ja infovahetus nende vahel toimib. See on võimaldanud põhiprotsessid automatiseerida. Arvestades menetluste mahtu ei oleks praeguse töötajate arvuga enam võimalik hakkama saada, kui ei kasutataks automatiseerimist.

Indrek Eensaar: “Tarkvarade liidestamise abil säästame kõige enam tööaega. Kui varem koguti andmeid eri allikatest ja registritest käsitsi ning laeti väljamaksed käsitsi raamatupidamissüsteemi üles, siis nüüd võimaldab Spoku ja Arno automaatliidestus info automaatselt koguda näiteks rahvastikuregistrist ja EHISest ning teha automaatseid otsuseid. Väljamaksed ja arved liiguvad automaatselt Arnost ja Spokust Business Centralisse ning teistpidi liigub info maksete sooritamise kohta. Inimtööjõu kokkuhoid on meie jaoks üks suuremaid võidu kohti.”

Business Centrali kasutajaid on vallas kokku seitse, neist kuus töötavad sellega igapäevaselt.  Enimkasutatavad funktsionaalsused on müügi- ja ostumoodul, rahaliste vahendite arvestus (pank, kassa) ning põhivarade moodul.

Reet Sandvik: “Raamatupidamise töös näen tarkvara ühe plussina ettemaksude viimist pearaamatu ettemaksukontole ühe nupuvajutusega. Varem tegin seda käsitsi.”

Automaatika töölepanek võimaldab paremat kontrolli laekumiste üle ja tagab täpse jälgitavuse.

Indrek Eensaar: “Kogu meie toetuste määramise ja maksmise süsteem kasutab e-arvete edastamise loogikat. Nii on täpselt jälgitav, kes mille eest kui palju on toetust saanud ja kes mida peab maksma või mille eest on võlgu. Info jõuab automaatselt Business Centralisse ja on keskselt mugavalt välja võetav.

Varem olid viitenumbrid isikupõhised ning ei saanud mugavalt eristada sama inimesega seotud erinevaid laekumisi või võlgnevusi. Nüüd on viitenumbrid teenuste lõikes mis tähendab, et on kerge tuvastada automaatselt millise teenuse eest klient võlgu on.

Kindlasti on väga heaks näiteks ka reklaamimaksu infosüsteem, mis muuhulgas väljastab automaatselt ettevõtjatele tõendeid maksuvõlgnevuse puudumise kohta, tehes võlgnevuse kontrolliks automaatselt päringu Business Centralisse. Varem toimus kogu protsess käsitsi ja võttis pikalt aega.”

Valla jaoks tähendab see, et isegi kui elanike arv peaks kahekordistuma, saab süsteemi üles skaleerida ning sama teenust pakkuda ilma inimtööjõudu lisamata.

Saue vald on esimene omavalitsus, kelle jaoks Fujitsu on Business Centralit arendanud ja juurutanud. Varasemast on olemas kogemus mitmete suurte avaliku sektori asutustega, mis oli ka Saue juures palju abiks.

Tarkvara täiendamise protsess aga kindlasti jätkub. Kõik omavalitsused on veidi erinevad ja ka näevad asju erinevalt. Fujitsu roll selles on olla ühtlustaja ja pakkuda välja lahedusi, et igaüks ei teeks “oma asja”.

Mart Martinson: “Järgmise omavalitsusena on Business Centrali juurutus alanud Rae vallas. Kui ka seal jõutakse umbes sama kaugele kui meil, siis nendega koos asju arutades tuleb kindlasti veel uusi mõtteid täienduste osas.”

Ka Sauel on mõned üleminekutegevused veel pooleli ja kogu potentsiaal, mida Businss Central pakub, ei ole rakendatud. Näiteks vajab täiendamist põhivarade osa, kuhu lisatakse juurde aruandeid.

Kohati on olnud probleeme süsteemi aeglusega massaruannete tegemisel. Versiooniuuendus on aidanud seda leevendada, kuid jõudluse optimeerimisega veel tegeletakse, et täielikult kasutada pilvetehnoloogia skaleeritavuse võimalusi.

Versiooniuuenduste käigus parandatakse ka kasutusmugavust – näiteks kõrvaldatakse vajadus liigsete kinnitusklikkide järele.

Mart Martinson: “Seni olid lisaklikid teadlikult jäetud sinna, kus on vajalik otsuse või kontrolli koht – täielikult masinat siiski usaldada ei saa. Nüüd, peale mõningast kasutuskogemust, võib juba rohkem automatiseerida.”

Tuge uue tarkvara kasutuselevõtuks on pakutud mitmel viisil – nii teoreetiliste koolituste, “läbijalutamiste” kui veebikeskkondade kaudu.

Mart Martindon: “Arendaja tugi on tugev, koolitusi viidi hulgaliselt läbi. Alguses olid teoreetilised koolitused testandmetega, kuid need kippusid enne tegelikku kasutamist meelest ära minema. Rohkem hindame nn. läbijalutamiste vormis toimunud koolitusi, kus kasutust õppisime meie andmetega. Neid on hea teha jätkuvalt, et kasutajatega koos vaadata läbi kõik uued arendused.”

Reet Sandvik: “Hetkel oleks koolituse vajadus põhivara osas, sest see erineb oluliselt meie eelmisest tarkvarast. Samas jooksvatele küsimustele saab väga kiiresti vastused Jira keskkonna (tööde halduse keskkonna) kaudu. Saame panna sinna ülesande või küsimuse koos selle kriitilisuse astmega.”

Business Centralisse tehtud ja konkreetselt omavalitsustele või riigisektorile suunatud arenduste ja lahenduste kohta on asutatud ka spetsiaalne juhendite keskkond. Seda täiendatakse pidevalt ja sealt leiab kasutaja abimaterjali just lisaarenduste ja valdkonnapõhiste funktsionaalsuste kohta.

Kuna Business Central on ülemaailmselt kasutatav toode Microsofti tooteportfellis, siis on selle kohta laialdaselt infot ja materjale saadaval Microsofti enda poolt või ka YouTube´s.

Nii Mart, Indrek kui Reet on ühel meelel, et kokkuvõttes on selle tarkvara juures plusse oluliselt rohkem kui miinuseid. Peamine võit on üldine protsesside automatiseerimine ja efektiivsuse suurenemine.

Indrek Eensaar: “Suurim kasu tuleb siis, kui ka teised infosüsteemid liidestada Business Centraliga ja muuta infovahetus nende vahel automaatseks.

Praktilise poole pealt soovitan võimalusel vähendada võlglaste hulka enne üleminekut ja mitte tuua neid üle uude süsteemi – see võib tekitab segadust, eriti kui muudetakse ülemineku käigus klassifikaatorite, tunnuste ja viitenumbrite süsteemi.

Samas on hea uue tarkvara juurutamisel vaadata kriitiliselt otsa ettevõtte finantsarvestuse süsteemile ning vajadusel seda muuta. Oluline on arvestada uue finantsarvestussüsteemi võimaluste ja erisustega ning lasta lahti olemasoleva vana tarkvara kasutamise käigus väljakujunenud harjumustest.

Lisaks näen, et automatiseerimisel ja protsesside lihtsustamisel takerdutakse sageli juriidiliste nüansside taha. Töötajad paraku tahavad sageli töötada „paberil“ ja nii „nagu kogu aeg on asju tehtud“ – selle vastuseisuga tuleb palju tööd teha.”

Uued postitused meie blogis