DIGITALISEERIMINEPERSONA V3

Apollo grupp: Uue töötaja töölevõtmise protsess lühenes 24 sammult kaheksale

ÄP Raadio saatejuht Hando Sinisalu vestles Apollo Grupi Baltikumi personalijuhi Kristiina Tinni, personalispetsialisti Marlen Amburi ning Fujitsu Estonia konsultandi Tiiu Kütson-Jankega personaliprotsesside automatiseerimisest personali-, palga- ja tööajaarvsetuse programmi Persona abil.

Saade oli esmakordselt eetris 14.aprillil 2022 ja seda saab järelkuulata siin

 

Järgnevalt lühendatud kokkuvõte räägitust.

Mida teie igapäevatöö endast kujutab?

Tiiu:

Mina olen Persona programmi süsteemianalüütik-konsultant. Konsulteerin kliente kõigis küsimustes, millega nad meie kasutajatoe poole pöörduvad. Aitan klientidel nende personaliprotsesse läbi mõelda ja leida viise, kuidas Persona programm neid selles saab toetada.

Kristiina:

Minu igapäevatöö on Apollo Grupi Baltikumi personaliosakonna juhtimine. Mul on inimesed Eestis, Lätis, Leedus erinevate ametikohtadel, nii dokumendihalduse poole peal kui värbamises, samuti äri otsene toetamine personalipartnerina. Ühiselt üritame muuta Apollo töötajate igapäevaelu mugavamaks, paremaks ja ägedamaks.

Marlen:

Mina tegelen Apollo töötajate töösuhete ja dokumentatsiooni haldamisega: uute töötajate tööle vormistamisega, kehtivate töösuhete haldamisega, dokumentatsiooni järjepidevalt korrashoidmisega erinevate programmide abil.

Kui palju Apollo Grupis üle Baltikumi töötajaid on ja kuidas see jaguneb riikide lõikes?

Kristiina:

See arv muutub iga päev, aga umbes kaks ja pool tuhat.

Riikide lõikes on Eesti hetkel kõige suurem, siin on umbes poolteist tuhat inimest, ülejäänud jagunevad pooleks Läti ja Leedu vahel.

Apollo Gruppi teame peamiselt kinode ja raamatupoodide järgi, aga millega veel tegelete?

Kristiina:

Jah, Apollo kinod ja kauplused on kindlasti kõige tuntumad. Lisaks on meil veel smuuti ja võileivakohvik Blender; imemaitsvat jäätist ja väga head kohvi pakkuv IceCafee; O`Learys spordirestoranid üle Baltikumi;  Vapiano, KFC, Lido restoranid.

Hiljuti avasime Leedus uue brändiga äri-meelelahutuskeskuse Action by Apollo ning järgmisel nädalal (aprilli lõpus 2022) avame Lätis Super-Skypark by Apollo.

2500 inimesega on ilmselt tööd päris palju ja automatiseerimine on igati omal kohal. Kui võrrelda aega, mil protsessid ei olnud automatiseeritud, praegusega, siis mis on peamised erinevused?

Kristiina:

Igapäevatöös tähendab see eelkõige vähem käsitööd ja rohkem tehnilisi võimalusi.

Räägiksin sellest, kuidas me üldse Persona tarkvara juurde jõudsime. See oli 2018 aasta suvel, kui olime Eestis avamas oma esimest O´Learys spordirestorani. Vajadus tekkis eelkõige töögraafikute järele. Varem tegime oma töögraafikuid Excelis, aga arvestades seda, et meil on tegemist teenindava personaliga, kes töötavad summeeritud tööaja alusel neljakuulise arvestusperioodiga, siis see käsitöö oli päris mahukas. Siin tuligi Persona meile appi ja ma võin öelda, et Personas on väga hea töögraafiku lahendus. See on väga selge, lihtsasti arusaadav ja aitab meie juhte väga palju.

Kuidas töögraafiku haldamine praktiliselt välja näeb? See peab olema üsna paindlik, arvestades ka osalise koormusega töötajaid, erinevaid vabade päevade soove, haiguspäevi jne.

Kristiina:

Me lähtume ikkagi sellest, et kõik vabad päevad tuleb eelnevalt juhiga kooskõlastada, sest me teeme graafikud ette kuu kaupa ja arvestame terve kuu vajadust. Enne, kui me graafiku avaldame, saavad töötajad teatada oma soovipäevi. Ettevõte siseselt on selleks kokku lepitud reegleid, nad annavad soovidest teada oma juhile ja juhi üks ülesanne on kõike seda jälgida. Varem toimus see emaili teel.

Kas töötajad saavad ise reaalajas vaadata, mis päevadel nad tööl on?

Kristiina:

Jah. On olemas iseteeninduskeskkond, kust nad näevad oma täpset töögraafikut, kui palju on töötunde, kui palju nad juba ära teinud on ja umbes ka kui palju on teeninud.

Kas on võimalik hinnata, kui paljude töötunde te kokku hoiate tänu sellele, et töögraafikuid Personas teete?

Kristiina:

Me tegime selle arvestuse ära enne, kui me läksime üle Personasse, aga jään siinkohal täpse vastuse võlgu. Me arvestasime seda ja see oli kindlasti märkimisväärne võit.

Mis võib potentsiaalset klienti hoida tagasi Persona kasutuselevõtul?

Tiiu:

Mul on tunne, et hinna probleemi meil ei ole. Persona töötab kuutasu baasil ja selle põhimooduli hind on 70 EUR kuus. Töögraafiku mooduli kasutamine lisab sellele 30 eurot.

Mõne potentsiaalse kliendi käest olen kuulnud, et programm tundub keeruline. Tegelikult see keeruline siiski ei ole. Pigem võib olla asi selles, et on proovitud teha liiga palju mustreid (st. ette kirjeldatud töögraafiku malle) ja siis ei osata neid ära kasutada. Või jäädakse toppama mõne teise asja taha ja loobutakse kergelt. Öeldakse, et meil on sellised töötajad, kes ei ole selleks suutelised jne. Ma julgen selles kahelda.

Ärge alahinnake oma töötajaid, nad kindlasti saavad sellega hakkama! Seal on paar nippi ja kui te need kätte saate, siis ei ole graafiku täitmisega tegelikult väga palju muret. Graafikus saab teha tavalisi copy-paste liigutusi või lohistada tööpoiste siia-sinna. Tegelikult on graafiku käsitlemine ääretult lihtne. Kui see on käpas on, siis ma ei näe küll mingeid muresid.

Kui kaua Persona juurutamine aega võtab? Kui õppima ja kasutama hakkab inimene, kes ei ole varem sellega kokku puutunud, siis kui kaua selgeks saamises kulub?

Tiiu:

Meil on hiljutine näide. Detsembri lõpus tuli uus klient, kes lisas oma detsembri graafikud nii-öelda tagantjärgi Personasse. Jaanuari esimestel päevadel arvutas palgad ja maksis need välja.

Persona ei vaja pikka juurutusprotsessi, nagu mõnikord arvatakse, et 4 kuud teeme üht asja ja järgmised 4 kuud tegeleme järgmise asjaga. Personasse imporditakse andmed ja hakatakse nendega kohe tööle. Seadistatakse pearaamatukontod, makstakse välja palgad ja kontrollitakse, kas aruanded on õiged. Kui aruanded ei ole õiged, siis me saame vaadata, kust erisused tulevad, ja need korda teha. Ja ongi tehtud.

Kliendi vaatest saab Marlen kindlasti täiendada, kui lihtne või keeruline see on.

Marlen:

Viimaste äridega on meil läinud juba palju lihtsamalt tänu andmete imporditabelile. Oleme kõik andmed ühe kuuga Personasse üle kandnud. Siis oleme teinud oma eelmise programmiga ühe kuu ulatuses topeltkontrolli. Kõik toimib nii nagu peab. Töötajate jaoks on see tegelikult ka väga kiiresti ja lihtsasti selgeks õpitav. Graafikust saavad nad hästi aru ja juhtidele ei ole seal midagi kontimurdvat. Kui kogu eeltöö on personaliosakonna poolt tehtud, siis sujub kasutuselevõtt väga hästi.

Apollos tegutsete üle mitme turu ja igas riigis on erinevad töö- ja maksuseadused. Kuidas sellega toime tulla?

Marlen:

Personat me kasutame palgaarvestuseks praegu Eestis.  Lätis ja Leedus on kasutusel kohalikud programmid, aga pikemas vaates me ikkagi näeme, et saame üle minna ühtsele programmile ja selle jaoks me oleme ka Persona meeskonnaga juba pead kokku pannud.

Üleminek uuele programmile tähendab tavaliselt vastuseisu töötajate poolt, kes on harjunud vana süsteemiga. Võib tekkida trots, mõni meelega ei õpi. See on juhtkonna jaoks peavalu. Kuidas sellest üle saate?

Kristiina:

Enne seda, kui me kellegagi käed lööme, on meie jaoks on väga oluline teada saada, mis on meile sellest kasu. See tähendab ka seda, mis on kasu sellele konkreetsele töötajale. Nii me seda adresseerimegi: läbi selle, kuidas töötaja elu läheb lihtsamaks.

Kui palju on alternatiive? Persona pole ju turul ainus programm. Milliste kaalutluste järgi Persona välja valisite?

Kristiina:

Mina valisin Persona seepärast, et minu jaoks on oluline, et nii töögraafik kui ka personalihaldus ja  palgaarvestus oleksid kõik koos ühes programmis. Mida vähem on erinevaid programme omavahel ühendatud, seda sujuvamalt need protsessid toimivad.

Seega Persona eelis on see, et seal on funktsioone ja võimalusi rohkem kui teistel. Aga mida Personaga ei saa teha, mis sealt puudu on?

Kristiina:

Tegelikult teeme Personaga väga tihedalt koostööd ja meil on kohe valmimas uued ägedad arendused.

Kuigi Persona iseteeninduses on väga suurepäraselt lahendatud puhkuseavalduste esitamine, siis meie kui paberivaba HR ettevõtte vajadus on, et töötajad saaksid ka oma koormuse muudatusi esitada läbi iseteeninduse. Ja neid on kuu jooksul meil väga palju. Samuti tuleksid ka töötajate lahkumisavaldused läbi iseteeninduse. Nii kaob ära emaili teel ja paberil lepingute ja kõige muu saatmine.

Lsaks oleme veel kaasanud partneriks ühe kolmanda osapoole, Avokaado, kellega koos lahendame  lepingute digitaalse allkirjastamise.

Töötajal siis puudub vajadus paberitega personaliosakonda kohale minna?

Kristiina:

Personaliosakonda tegelikult ei ole kunagi vaja olnud minna. Üksuste juhid on need, kelle juurde on  mindud. See kindlasti vähendab üksuse juhi nii-öelda mitteolulist tööd.

Kuidas Persona ühildub teiste tarkvaradega, näiteks äri- või raamatupidamistarkvaraga?

Marlen:

Meie raamatupidamine on Directos ja võin öelda, et see toimib.

Tiiu:

Kui Personas on palgaülekanded ära tehtud, siis väljamakselehtede loomisega tekivad automaatselt ka pearaamatukanded. Pearaamatukanded viiakse Personas vajalikku formaati näiteks SAPi, Safi, Directo või Hansa või mõne muu majandustarkvara jaoks, ja imporditakse majandustarkvarasse. Sellega ongi see arvestuskuu palkade osas raamatupidamise jaoks tehtud.

Räägime nüüd liidestamisest Avokaado süsteemiga, mis Apollos praegu käimas on. Mida see endast täpselt kujutab ja mida teile annab?

Kristiina:

Avokaado annab võimaluse emailide teel saadetavad töölepingud ja nende allkirjastamise tööprotsessidest eemaldada. Täna on meil vaja teha 24 erinevat sammu alates sellest, kui töötaja on tööle valitud, kuni selleni, et tema tööleping on sõlmitud. Kui liidestus Avokaadoga on valmis, jääb 24st järele 7 sammu. See on päris oluline töövõit nii personaliosakonnale kui ka üksuste juhtidele.

Lühidalt on protsess Persona ja Avokaado abil järgmine. Kui töötaja tuleb tööle, siis talle saadetakse link, ta täidab seal ära oma isikuandmed. Need lähevad automaatselt Personasse. Personalispetsialistil on vaja need ainult kinnitada, nuppu vajutada ja  genereerida andmete põhjal automaatselt leping, ning saata see allkirjastamiseks nii juhile kui töötajale.  Pärast allkirjastamist tulevad need automaatselt tagasi programmi.

Töölepingud digiallkirjadega säilitatakse programmis, neid ei ole vaja säilitada kaustades väljatrükituna.

Teie äris, näiteks restoranides, tuleb jälgida, et inimesed õigel ajal tööle tuleks ja et restorani avamisajal oleksid kõik tööl. On olemas erinevad kiibid ja kaardid või digitaalsed seadmed, millega tööle saabumist registreeritakse. Kuidas tööaja arvestust automatiseerida saab?

Marlen:

Jah, kindlasti on väga oluline, et see ei toimuks paberil.  Meil on magnetkaardid, millega saab oma tööletuleku ja töölt lahkumise ning kõik pausid registreerida. Juht lihtsalt vaatab üle, kas need klapivad graafikuga või mitte, ja kas kinnitab või lükkab tagasi. Kõik see toimub süsteemis.

Üks pool personalitööst on värbamine. See on ikka veel paljuski käsitöö. Kas selles protsessis on midagi võimalik veel automatiseerida, mida seni tehtud ei ole? Milline oleks teie visioon?

Kristiina:

Mingil määral oleks see kindlasti oluline ja vajalik. Tuleb siiski läbi mõelda, kui palju me saame tehnilisi lahendusi kasutada.

Mida see tähendab? Näiteks on Eestis ja Leedus erinev praktika värbamisel. Eestis töötaja kandideerib ja saadab CV-sid. Leedu turg on täiesti teistsugune. Me loomulikult paneme kuulutuse üles, aga keegi sinna ei kandideeri. Me ostame tegelikult CV portaalidelt andmebaase. Inimesed uuendavad seal oma andmeid, meie ostame neid andmeid ja värbajad hakkavad neid läbi helistama. See on väga müügitöö. Kontrast on suur, Leedus on tööjõuga veel raskem. Inimesed ei kandideeri, üldine olukord on selline, et pannakse näiteks Facebooki gruppidesse üles, et ma otsin tööd ja ettevõtete või värbamisfirmade värbajad hakkavad pakkuma.

Mida selle juures siis automatiseerida annaks?

Kristiina:

Võib-olla oleks hea, kui oleks süsteem mis läbi erinevate sotsiaalmeedia kanalite leiaks õige profiiliga inimese ja annaks sellest märku või teeks otsepakkumisi.

Automatiseerida saaks ka vestluste korraldamist ja karistusregistrisse päringu tegemist.

Samas on meile eelkõige oluline, et inimene sobiks meeskonda ja seda saame tunnetada ikka vestlusel. Tihti kutsume ka meeskonna liikmed vestlustele, eriti juhtivatele kohtadele värvates. Teeme need vabamas õhkkonnas, mitte liiga ametlikuna. Ma usun, et kõik asjad, kõik oskused on õpitavad, aga milline inimene ise on – seda on väga raske muuta.

Järjest rangemaks muutub andmekaitse, isikuandmete säilitamine, käitlemine ning kõik sinna juurde kuuluv. Mis väljakutseid andmekaitse teile kaasa toob?

Marlen:

Õnneks täna veel ei ole see meile suuri väljakutseid esitanud. Meil on olnud küll üks juhtum, kui töötaja palus, et kõik tema andmed, sealhulgas emaili aadress, kustutatakse.  See puudutab andmeid, mida võime  kustutada. Töölepinguid me peame säilitama. Aga üldjoontes pigem inimesed soovivad, et peale kandideerimist jääksid nende andmed meil andmebaasi.

Millised arengud on maailmas personalitöö vallas? Kas mujal on midagi sellist, mida meil veel ei ole, või oleme hoopis esirinnas ja teised riigid õpivad digitaalseid lahendusi meie käest?

Tiiu:

Ma arvan, et Eesti on tõesti eesrinnas ja kasutab ära kõiki võimalikke lahendusi selleks, et tööd automatiseerida – et personalitöötajatel oleks lihtsam ja andmed liiguksid sujuvalt erinevate süsteemide vahel näiteks liidestuste kaudu.

Personal on koolituste haldamiseks tehtud liidestus Coursy programmiga.

Tööaja registreerimise lahendustest saame Persona liidestada nii Eesti ettevõtete Begini ja Valnese lahendustega kui välismaiste FoxSec ja CompuAccess seadmetega. Need lihtsustavad palgaarvestaja tööd  õige tööaja eest tasu maksmisel.

Teiste lähiriikide kohta on mul raske kommenteerida, aga Lätis ja Leedus ei ole ühtegi sellist head programmi, kuhu ka teiste süsteemide info kokku jookseks. Eri tarkvarades tehakse eri töölõike, ühed andmed ei jõua teise ja kui keegi unustab midagi tegemata, on vigu palju. Seda kõike on rakse hallata.

Mitmed meie klientidest haldavad ka Lätis ja Leedus tööaegu Personas. Palgaarvestus on aga Personast väljaspool, sest see puudutab erinevaid maksusüsteeme. Personasse on praegu sisse ehitatud Eesti maksusüsteem. Seetõttu ongi palgaarvestus teistes riikides väljaspool Personat, aga see tugineb Personas olevatele tööaja andmetele.

Kas on oodata, et teiste riikide maksuseadused ehitatakse Personasse sisse?

Tiiu:

Praegusesse Personasse me ei taha neid hakata lisama, küll aga oleme teinud samme selleks, et Personat uuendada ja et tekiks võimalus juurde liidestada teisi riike ning teisi maksusüsteeme.

See vajab loomulikult ka nende riikide konsultantide nõu. Maksudega sa kindlasti eksida ei taha.

Kui suur peaks ettevõte olema, et tasuks Persona kasutusele võtta? Apollo puhul on tegemist meie mõistes suure ettevõttega.

Tiiu:

Piirid on üsna laiad. Meie kõige väiksemad kliendid on umbes kahekümne töötajaga ettevõtted ja suuremad 1500 … 2000 töötajaga kontsernid, kuhu kuuluvad erinevd juriidilised üksused. Nende jaoks muutub töösuhete haldamine ka selles osas lihtsamaks, et Persona võimaldab liidestust TÖR-iga (Töötamise registriga). Kui töötaja kantakse Personasse, siis ta on automaatselt ka TÖR-is.  Nii jääb ka sealt üks samm vahelt ära ja see hõlbustab personalitöötajate tööd üsna palju.

Räägime veel Persona juurutamisest. Kas on mingeid õppetunde? Mida tasuks vältida?

Tiiu:

Persona juurutamine käib üsna lihtsalt. Andmete impordi tabelid tõmbame sisse kahe päeva jooksul, aga see sõltub ka andmete mahust. Samuti impordime töötajate palgad ja viimase kuue kuu tasud, et arvestada esimesi puhkuseid.

Pakume uutele klientidele ka nii-öelda juurutuspaketti, kus me koos käime läbi tähtsad aspektid, näiteks töögraafikute loomise, algandmete ülevaatamise, asutuse seaded ja kontoplaani hilisemate pearaamatu kannete jaoks. Et kõik esmased asjad, mis hõlbustavad nii raamatupidajate kui tööajaplaneerijate tööd, saaks kohe alguses õigesti tehtud ja ära hoitud hilisem vigade otsimine. Viimased näited on olnud väga positiivsed – umbes 1 kuuga on saadud kõik asjad jooksma: graafikud tehtud, palgad makstud, õiged aruanded sisse tõmmatud. Näib, et oleme õigel teel!

Igasuguste digilahenduste puhul on äärmiselt oluline kasutajamugavus. See on tegur, miks mõni tarkvara jääb ellu ja mõni ei juurdu. Kui lihtne on Personat kasutada nö. tavatöötajatel, kelle digivõimekus ei ole väga suur?

Marlen:

Persona iseenesest on väga kasutajasõbralik just sellele tavatöötajale. Meie personaliosakonnast saadame välja ligipääsu lingi, millega ta saab enda konto aktiveerida. Seejärel avaneb tal vaade töögraafikule ja võimalus  kasutada iseteenindust, kus ta näeb oma kontaktandmeid, saab esitada puhkusesoove ja nüüd peagi ka koormuse muutmise ning lahkumisavaldusi.

Senine kogemus on näidanud, et ka kõige noorem ja kõige vanem töötaja saavad sellega väga lihtsasti hakkama just sellepärast, et see graafiku vaade on ülimalt lihtne ja arusaadav. Ka iseteeninduse poolel ei saa väga midagi valesti teha. Ainuke asi, mis võib juhtuda, on see, et töötaja unustab oma parooli. Selle taastamine on samuti väga lihtne. Võimalik on sisse logida ka ID identimise teel.

Kas kasutaja pääseb Personasse mobiilist? On seal mobiilivaade?

Marlen:

Jah, Persona toimib mobiilis väga hästi. Hetkel veel äppi ei ole ja ma ei tea, kas tuleb, aga veebileht toimib mobiilis väga normaalselt ja mingeid apsakaid seal ei teki.

Mis saab siis, kui seadustes tehakse tööaja ja tasustamise reegleid puudutavaid muudatusi? Näiteks on praegu kõne all muutuvtunnileping kaubanduses. Kuidas mõjutab see Personat ja selle kasutajaid?

Tiiu:

Ikka mõjutab. Kõik seadusest tulenevad muudatused viime Personasse ise sisse, selle üle ei ole vaja klientidel muretseda.

Summeeritud tööaja rakendamiseks on meil kõik vajalik olemas ja arvestusperioodi saab muuta, kui näiteks soovitakse minna kolmekuuliselt perioodilt neljakuulisele. Töögraafikud saab siis vastavalt sellele kohandada.

Palgaarvestuslikud finessid on vaja igal ettevõttel küll eraldi üle vaadata ja kaaluda, kas uue algatusega, nagu näiteks muutuvtunnilepinguga kaasaminek on tõesti kohustus ettevõtjale või saab ta jääda oma senise palgaarvestuse juurde.

Kui ka Sinu ettevõtte vajab mugavat ja turvalist personali- ja palgaarvestuse, tööaja planeerimise ja registreerimine ning puhkuste haldamise tarkvara, siis võta meiega ühendust ja tutvu Personaga!

Uued postitused meie blogis