5 varjatud kohta, kust ettevõttes otsida vaba raha
Julia Ležeiko, ärirakenduste valdkonnajuht, Ain Sakk, ERP vanemkonsultant, Ly Palang, kliendihaldur
2020 kevad tõi suurema osa ettevõtete jaoks kaasa äri kokkutõmbumise või vähemalt paigalseisu. Kindlasti on erandeid, aga üldised numbrid kinnitavad langust. Seetõttu tasub hoolikamalt vaadata, kust raha tuleb ja kuhu kaob – võtta lekke kohad nö. luubi alla. Headel aegadel ei jõuta neile kohtadele tähelepanu pöörata või pole sellel mõtetki, kui traditsiooniline tegevus tagab piisava käibe ja kasumi.
Kui aga majandus kahaneb paari kuuga kahekohalise protsendi võrra, muutub ka väike optimeerimine ja kokkuhoid oluliseks, ehk isegi ettevõtte ellujäämise küsimuseks.
Kindlasti on igas valdkonnas omad spetsiifilised tegevused, mida on „alati nii tehtud“. Harjumus tekitab tunde, et teisiti ei saa. Valiku kriteerium on lihtne – peab otsustama, kumb on suurem, kas muudatuse tegemise valu (st. harjumuste muutmine, uue õppimine, vastuseisu ületamine) või vanaviisi jätkamise valu (nt. ebaefektiivne käsitöö, korduvad ja rutiinsed tegevused, ajakulu, vigade tekkimise risk).
Mida saad ise ära teha?
Vajad oma tegevuse kohta täpseid ja süstematiseeritud andmeid, et lähemalt uurida ettevõtte vereringet ehk raha liikumist. Oma äri detailne mõistmine võimaldab teha muudatusi selleks, et lekked sulgeda. Detailsed algandmed selleks annab ERP ehk majandustarkvara.
Järgnevas loos kirjeldame 5 võimalust, kuidas majandustarkvarast (ERP´ist) kättesaadavaid andmeid targalt ära kasutada ning neid ärianalüüsi (BI) rakendusega analüüsida.
1. Maksetähtaja pikkus võib töötada sinu kasuks või kahjuks
See on õpikunäide – kõik on kuulnud, et kasulik on küsida hankijatelt pikemat maksetähtaega ning samal ajal pakkuda klientidele lühemat. Kuid kas oled proovinud oma ettevõtte andmete peal vaadata, kuidas maksetähtaegade muutmine mõjutaks vaba raha hulka?
Vaatleme olukorda, kus igas kuus müüakse kaupa kuni 0 – 10 000 EUR eest. Müügimarginaal on 20%. Lihtsuse mõttes on raha jääk alguses 0 EUR ja ühtegi muud kulu ega tulu antud näites ei arvestata. Mõlemal juhul ostetakse kaupa sisse vastavalt müügile.
Oranž joon kujutab raha jääki, kui sisseostul on maksetähtaeg 30 päeva, müügil 1 päev. Sinine joon kujutab olukorda, kui sisseostu maksetähtaeg on 1 päev ja müügil 30 päeva.
On selgelt näha, et viimase variandi korral on käibevahendeid oluliselt vähem ja võivad tekkida makseraskused nii hankijatele tasumisel kui oma muude kohustuste täitmisel.
Nõuanne: Majandustarkvarast saab hõlpsasti kätte maksetähtaegade info ning tegelike maksete ajaloo. Kasuta oma andmete peal ärianalüütika tööriistu nagu näiteks MS Power BI. Kas omal jõul või partneri abiga koosta mudeleid, et vaadata stsenaariume erinevate maksetähtaegade korral. ERP on suurepärane algandmete allikas, nende töötlemine BI abil võib nähtavale tuua varjatud ressursid ja ka ohud.
2. Maksehäired – juhuslikust võlgnevusest võib saada saatuslik probleem
Kui tavatingimustes pole ehk (püsi)kliendi maksega hilinemisele olulist tähelepanu pööratud, siis hapramaks muutunud olukorras tuleb seda kindlasti teha.
Esmalt võimaldab see muidugi ühendust võtta ja aru saada, kas tegemist on juhusliku eksimusega või algava probleemiga.
Teiseks on vajalik teada, kui palju raha on kinni tähtaja ületanud nõuetes. Millal see hakkab ohustama Sinu vaba rahavoogu ja oma kohustuste täitmise võimet?
Seejärel tasub sisse seada automaatsed meeldetuletused ja ka viivisarved. Kui klient mõistab, et Sul on võlgnevusest selge ülevaade ja oled tähtaegade järgimisel resoluutne, ei ole Sina see, kelle arvel ta oma rahavoo probleemi püüab lahendada.
Samuti saad süsteemis blokeerida müügi võlgu olevatele klientidele, et seda ei juhtuks eksikombel.
Majandustarkvaras saab selle info hõlpsasti nähtavale tuua ja vajalikud tegevused automaatseks seadistada.
Nõuanne: Pane kõik need dashboardid tööle, et õiged kasutajad neid kergesti jälgida saaksid, ja loo kõigile mõistetav sisemine protseduur, kuidas olukord kontrolli all hoida.
3. Sisseostu optimeerimine – komplitseeritud, aga vajalik tegevus
Kas oskad õigesti hinnata vajalikke kauba- või materjalikoguseid?
See on väga mitme muutujaga protsess, kus tuleb arvestada ühelt poolt tarneaja pikkusega (ja selle võimaliku hälbega), teisalt raha kinni panekuga laovaru alla või tellimusele, mis pole veel kinnitatud. Vastukaaluks ei tohi unustada ka saamata müüki, kui riiul on tühi või puudub materjal tellimuse täitmiseks.
Majandustarkvaras saad seada piirid ning kirjeldada sisseostu reeglid, mille kohaselt süsteem tuletab meelde uue ostutellimuse tegemist just parajal ajal, arvestades ka teadaoleva tarneajaga. Nii ei sõltu varude täiendamine enam kellegi tähelepanelikkusest või mälust ning saab vältida tarbetuid tellimusi (arvesta, et ka Sinu hankijad on huvitatud jätkuvast käibest ja võivad Sulle soovitada järgmist ostutellimust varem, kui see Sulle vajalik on).
Teisest küljest saad maandada kaotatud müügi riski, et Su kliendid ei jääks ilma tootest või teenusest, sest Sa pole selle lõppemist tähele pannud ega seda õigeaegselt varunud.
Nõuanne: ERP´i abil saad korrastada alginfo ja luua sisendi analüüsiks, BI lahendused võimaldavad visualiseerida. Kui Su ettevõte aga töötab suure laovaruga, nii et selles on arvestatav raha ja nõudlus on hooajaline, siis selle juhtimiseks ainult ERP’ist ja BI’st ei piisa. Tuleks kasutada spetsiaalseid nišilahendusi ja vertikaale, mis lisatakse ERP’ile ja mis võimaldavad tegevust peenhäälestada.
4. Laojääk = seisev raha
Et mitte hoida oma raha kinni laovarude all ja vähendada seisvaid jääke ning optimeerida laoseisu, pead täpselt teadma, millest laojääk koosneb.
On need valmis- või pooltooted, komponendid või materjalid? Kui kaua on erinevad artiklid laos seisnud? Kas miski neist aegub? Kas ühe projekti jääke saab kasutada millegi muu jaoks? Kas laojääk on hooajaline?
Selle info saamiseks on erinevaid aruandeid ja loendeid.
Näiteks Business Centrali standardlahenduses näed:
- üldist laoseisu – kui palju midagi on, rahaliselt ja tükiliselt,
- laoseisu kasvu ja kahanemist,
- laoseisu aegumistähtaja järgi,
- laoseisu kaubagruppide lõikes ning kõigi tunnuste lõikes, mis on kaubale lisatud,
- laoseisu võrreldes antud perioodi müügiga,
- laoseisu muutust mingis perioodis,
- partiide arvestust.
Oma laoseisu hea tundmine võimaldab tegevust planeerida nii, et selle all oleks kinni võimalikult vähe käibevahendeid ning samas oleks tagatud jätkusuutlik toimimine.
Nõuanne: Vaata üle, kas näed kõiki vajalikke aruandeid ja kasutad saadaolevat infot? „Kaeva“ oma andmetes – otsi mustreid ja püüa aru saada, millest need on tingitud. Seda tasub teha koos oma ERP´i või BI partneriga.
5. Inimressursi vajaduse vähendamine
Lihtsalt öeldes koondamine – tundlik teema, mis paraku on paljudele tuttav. Koondamise otsus ei ole kindlasti kerge, sest lisaks emotsionaalsele küljele tuleb äri kahanemise hetkel välja maksta koondamishüvitised.
Kui aga kriisi põhi saab läbi ja nõudlus taastub, tekib küsimus, kuidas nüüd töö ära teha, kui inimesi on vähem.
Võtta uuesti inimesed tööle? Panna suurem koormus allesjäänutele? Või välja juurida tegevused, mida töötajad tegid käsitsi, rutiinselt ja korduvalt? Viimasel juhul saavutate uue ja püsiva efektiivsuse taseme ilma allesjäänud töötajatele koormust lisamata.
Majandustarkvaraga seotud võimalusi inimressursi vajaduse vähendamiseks saab grupeerida teemadesse nagu e-dokumentide kasutamine, riigile esitatav aruandlus, ärianalüüs ja tootmise planeerimine.
Hea näide on üks Eesti suur jaekaubandusettevõte, kus ostuprotsessi üleviimisega EDI 4-doc lahendusele saavutati juba esimesel aastal 80% ostuarvete automatiseerimine.
Nõuanne: Otsi protsessides kohti, mida saaks automatiseerida – kus inimesed teevad korduvat või rutiinset tööd. Kui võrdled manuaalse töö ja automatiseerimise kulusid, siis tuleb arvesse võtta mõlemal juhul ka kaudsed kulud.
