2 aastat peale juurutust: kas majandustarkvara MS Dynamics NAV on ootused täitnud?

Baltic Agro finantsjuhi Marina Savitskaja ning Fujitsu Estonia projektimeeskonna tähelepanekud õnnestumistest ja raskustest.

2016. aastal küpses Baltic Agrol oluline otsus uuendada oma majandustarkvara. See on ettevõtte jaoks alati suur samm, sest majandustarkvara on sujuvaks tegutsemiseks elulise tähtsusega süsteem. Seni oli Baltic Agros kasutusel Microsofti tootepere tarkvara NAV 5.0 versioon. Sellesse oli aastate jooksul tehtud palju eriarendusi ettevõtte tööprotsesside toetamiseks ja nii ei olnud muudatuse tegemise otsus kerge. Siiski oli programm juba ajale jalgu jäänud ning selle versiooni tugi Microsofti poolt lõppemas. Uus tarkvara pidi kindlasti võimaldama tööd uuel Windows platvormil.

Fujitsu viis läbi olemasoleva lahenduse põhjaliku kaardistuse ja analüüsi.

Kuivõrd kasutajad olid harjunud Microsofti tootega töötama ja peakasutaja oli selles väga kompetentne, langes valik NAV 2017 versioonile üleminekule, mis tol hetkel oli uusim saadaolev NAV.

Baltic Agro sai omale nüüd Fujitsu Estonia näol ka kohaliku partneri – varem oli süsteemi hooldust ja arendust toetatud väljastpoolt Eestit, kuid see polnud piisavalt operatiivne ja mugav.

Juurutustöö algas 2017. aasta alguses ja süsteem läks käiku sama aasta maikuus. Kuna ka vana versioon veel toimis, oli võimalik üleminekut korralikult planeerida ja läbi viia, polnud ohtu, et eelmine süsteem mingil põhjusel täiesti rivist välja langeb.

Ajaline piirang käikulaskmisele oli siiski olemas, see oli tingitud kontsernipoolsetest reeglitest.

4-kuulise kiire juurutuse õnnestumise eeldus oli eelnevalt tehtud analüüs – see võimaldas kohe asuda lahenduse disainimise juurde.
Väga suureks abiks oli asjaolu, et Baltic Agro poolsel peakasutajal oli pikk NAV-iga töötamise kogemus, tal oli selge ettekujutus nii äriprotsessidest kui sellest, mida peab hea süsteem nende jaoks sisaldama.

Ilmnes, et kasutajate ettekujutus programmi võimekusest põhines vanal versioonil. Uue versiooni standardis olid aga juba olemas paljud võimalused, mis varasemas puudusid. See muutis lihtsamaks Fujitsu töö ja vältis nn. ülearendamist. Nende võimaluste ärakasutamiseks mõeldi ühiselt, kuidas tegelikke tööprotsesse süsteemis sobivalt kajastada saab. Klient ei olnud kramplikult kinni vanades mallides, vaid proovis hea meelega lisandunud võimalusi.

Hoolikalt oli võimalik läbida kõik vajalikud testimised ning korrektuurid. Lõppkasutajate poolt tehtav testimine, mille käigus prooviti kõiki funktsionaalsusi nii uues kui vanas NAV-is, kestis 2 nädalat ja kasutajad võtsid seda tõsiselt.

Kohe peale juurutust said kasutajad positiivse kogemuse – uue NAV-I versiooniga töötamine oli oluliselt mugavam ja kiirem.
Samuti oli siin palju uusi seoseid erinevate moodulite ja loetelude vahel, mille tulemusel moodustus parem ühtne tervik. See võimaldas süsteemis kiirelt liikuda, näiteks toote kaardilt otse avada hankija kaardi ja vaadata sellelt hankijalt tulevate tellimuste loetelu.

Suurimaks probleemiks osutus ikkagi ajanappus! Selle üks põhjus oli aga asjaolu, et live´i minekut tõsteti peakontori nõudmisel algselt planeeritust 2 kuud ettepoole.

Üleminek uuele süsteemile nõuab teatud perioodil paralleelset tööd kahes süsteemis ja see tuleb kasutajatel ära mahutada muude igapäevaste tööde vahele. Töötajate jaoks tähendas uus programm siiski omajagu õppimist ja kohanemist, mis oli kohati pingeline.

Suurim muutus, mis möödunud kahe aastaga saavutatud, on üleminek täielikult paberivabale raamatupidamisele.
Tänu Omniva e-arvete teenuse integreerimisele ei liigu Baltic Agros enam arveid paberil. Kõik väljuvad arved saadetakse Omnivasse ja vastavalt arvele lisatud tunnusele edastatakse need saajale kas e-arvena, e-postiga või trükitakse välja ja saadetakse paberkujul. Kogu see teenus on kliendile Omniva poolt.

Kõik algdokumendid, näiteks arved, e-kirjad ja kaasnevad dokumendid on Baltic Agrol arhiveeritud NAV-is, seeläbi on neile lihtne ligi pääseda ühe nupuvajutusega. Vastasel juhul tuleks dokumente salvestada ja hoida kusagil eraldi kaustas. Lihtsat ja kiiret ligipääsu dokumentidele hindavad kasutajad eriti kõrgelt.

Kui püüame kasu uuest süsteemist välja tuua mõõdetava suurusena, siis sisenevate ja väljuvate arvete automatiseerimine sellise suurusega ettevõttes vastab hinnanguliselt ühe inimese täistöökohale, mida nüüd on võimalik kasutada teiste tegevuste jaoks ja mitte raisata rutiinsele dokumentide käsitlemisele. Samuti välistab automaatne töötlemine inimlikud näpuvead.

Juurutuse käikuandmise hetkega tööd süsteemis ei lõppe, nagu mõnikord eksikombel arvatakse. Jätkuvalt tekib vajadusi midagi muuta või täiendada.
Baltic Agro puhul olid jätkutööd algusest peale sisse planeeritud – ärikriitilised osad tehti valmis kohe, muud funktsioonid jäid jätkutöödeks. See ongi tavapärane – süsteem ehitatakse kasvuvaruga ja põhilahendust muutmata lisatakse sinna aja jooksul uusi võimalusi.

Kuidas ilmneb jätkutööde vajadus? Lisaks algusest peale planeeritud etappidele võib millegi muutmise ajendiks olla näiteks uue inimese lisandumine kollektiivi, kel on varasemast omad kogemused ja soovid. Samuti tüdinevad kasutajad ühel hetkel tegemast “käsitööna” mõnd tegevust, kuigi see oli esialgu aktsepteeritud, ning siis soovitakse need liigutused ära automatiseerida.

Baltic Agros arendati jätkutööna NAV-i liides klientide ja hankijate iseteeninduskeskkonnaga, mille kaudu saavad need tellimusi teha ning pakkumisi, lepinguid ja tarneid jälgida. Seejuures iseteeninduskeskkonna kasutajad ei ole NAV-i kasutajad ega vaja NAV-i litsentsi. Praegu on päevakorral selle liidese edasine täiendamine.

Omniva e-arvete liidestamine oli samuti jätkuprojekt, mis nüüdseks edukalt töötab ja võimaldab pidada paberivaba raamatupidamist.

Hiljuti lasti käiku skännerilahendus. Skännerite abil saab läbivalt hallata kogu laoprotsessi: kauba vastuvõtmine lattu ja koguste kontrollimine, riiulikohtadele paigutamine, inventuur, saadetiste komplekteerimine ja väljastamine laost, tagastuste vastuvõtmine, üleviimine ühest laost teise.

Mõtteid edaspidiseks on Baltic Agrol veel terve hulk ja nendega minnakse sammhaaval edasi.

Marina Savitskaja, Baltic Agro:

Fujitsu meeskond:

Uued postitused meie blogis